Basisprozesse

Stellt sich ein/e Patient:in oder ein/e Bevollmächtigte:r (inkl. Pflegedienst) mit dessen/deren eGK ambulant bei einer medizinischen Leistungserbringerinstitution (LEI) vor, müssen zunächst die Stammdaten erfasst bzw. abgeglichen werden. Bei privat Versicherten geschieht dies im Rahmen des Online Check-Ins, gesetzlich Versicherte nehmen via Stecken der eGK am Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) teil. Liegt die eGK nicht vor, z.B. weil die Karte vergessen wurde oder weil es sich um eine telemedizinische Konsultation handelt, wird ein Ersatzverfahren angewandt.

Ist der Patient / die Patientin in der Praxis bereits bekannt, kann die Patientenkartei geöffnet werden. Ansonsten muss diese neu angelegt werden. Im Anschluss wird der ePA-Zugriff geprüft.

Bei gesetzlich Versicherten mit eGK wird die eGK auf Inhalte geprüft (wie z.B. eGK-eMP oder Notfalldatensatz (NFDS)) und diese gegebenenfalls ins Primärsystem übernommen. Im Anschluss wird der/die Patient*in ins Wartezimmer aufgenommen (sofern ein Termin vorhanden ist oder es sich um eine Akutvorstellung handelt), es wird ein Termin vereinbart oder ein anderes Anliegen geklärt.

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssysteme, Fachanwendung VSDM / äquivalente PKV-Dienste, ePA-Fachdienst

Im Rahmen der Aufnahme müssen die Stammdaten des/der gesetzlich Versicherten übermittelt bzw. überprüft werden (Versichertenstammdatenmanagement, VSDM). Hierzu wird die eGK ins E-Health-Terminal eingesteckt.

Gibt es Probleme mit der Hardware, wird eine Fehlermeldung erzeugt ("Konnektor oder Kartenterminal defekt" oder "Karte defekt"). Es muss ein Ersatzverfahren angewandt werden und die Versichertenstammdaten müssen manuell erfasst bzw. abgeglichen werden.

Sind eGK und Terminal intakt, wird automatisch die Verbindung zum VSDM-Fachdienst aufgebaut und ein Abgleich der Daten versucht. Ist der Abgleich nicht erfolgreich, werden eine Fehlermeldung erzeugt ("Aktualisierung technisch nicht möglich") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die auf der eGK vorhandenen (nicht aktualisierten) Daten werden ins PS übernommen. Ist der Abgleich erfolgreich, wird die eGK auf Gültigkeit geprüft.

Ist diese nicht mehr gültig, wird eine Fehlermeldung erzeugt "Karte gesperrt/ungültig" und kein Prüfungsnachweis erzeugt. Die Behandlung wird zur vorbehaltlichen Privatliquidation markiert und die Versichertenstammdaten müssen manuell im PS erfasst werden. Ist die eGK gültig, wird geprüft, ob neue oder geänderte Daten vorliegen.

Ist dies nicht der Fall, werden eine entsprechende Meldung erzeugt ("Keine Aktualisierung erforderlich") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die auf der eGK vorhandenen (nicht aktualisierten) Daten werden ins PS übernommen. Liegen neue oder geänderte Daten vor, werden diese auf der eGK aktualisiert, eine entsprechende Meldung erzeugt ("Aktualisierung durchgeführt") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die aktualisierten Daten werden ins Primärsystem übernommen.

Zum Schluss kann die eGK aus dem Kartenterminal entnommen werden.

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, Fachanwendung VSDM

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Beteiligte Systeme:  Praxisverwaltungssysteme

Damit eine medizinische Leistungserbringerinstitution (LEI) auf die ePA eines/einer Patient*in zugreifen und für diese*n eRezepte erstellen kann, muss einmalig pro LEI die Krankenversichertennummer (KVNR) übermittelt werden. Dies kann digital mittels Online Check-In passieren (wobei auch andere Übermittlungswege möglich sind). Dabei stellt die LEI entweder vor Ort oder vorab (z.B. digital auf der Website) einen QR-Code mit ihrer KIM-Adresse zur Verfügung, welche der/die Patient*in mit seiner/ihrer ePA-App abscannt. Im nächsten Schritt muss der/die Patient*in einer Datenübermittlung zustimmen, woraufhin die KVNR und weitere Stammdaten von der Versicherung per KIM an die LEI übermittelt werden. Diese Daten können dann in das Primärsystem übernommen werden.

(Anmerkung: Aktuell befindet sich der Online Check-In für Krankenhäuser noch in der Entwicklung, ist aber der anvisierte Umsetzungsweg für die Übermittlung der KVNR. Bei Bedarf wird die Prozessmodellierung an aktuelle Entwicklungen angepasst werden.)

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, PKV-Dienste

In verschiedenen Kontexten benötigen medizinische LE(I) Zugriff auf die ePA eines/r Patient:in.

Hierfür muss zunächst geklärt werden, ob überhaupt eine ePA vorliegt, oder ob ein opt-out erfolgt ist. Liegt gar keine ePA vor, empfiehlt es sich einen entsprechenden Vermerk in der Patienten- oder Stammkundenkartei zu notieren. Liegt eine ePA vor, muss geprüft werden, ob der Zugriff technisch möglich ist. Ist dies aufgrund von technischen Problemen in der akuten Situation nicht möglich, gibt das PS eine entsprechende Meldung aus. Ist der Zugriff technisch möglich, muss geprüft werden, ob eine Zugriffsberechtigung für die medizinische LEI vorliegt. (Anmerkung: Wurde in der ärztlichen Praxis initial der Behandlungskontext durch Stecken der eGK eröffnet, hat die ärztliche LEI (sofern kein Patient:innenwiderspruch vorliegt) automatisch 90 Tage Zugriffsrecht.) Ist dies nicht der Fall, gibt das PS eine entsprechende Meldung aus. In diesem Falle muss mit dem/der Patient:in (oder dem/der Bevollmächtigten) geklärt werden, ob eine Zugriffsberechtigung erteilt werden möchte. Ist dies nicht der Fall, empfiehlt es sich, einen entsprechenden Vermerk in der Patienten- oder Stammkundenkartei zu notieren. In allen diesen Fällen ist der weitere Versorgungsprozess nur ohne ePA durchführbar, was nicht Gegenstand dieses Prozessleitfadens ist.

Ist eine ePA vorhanden, der Zugriff technisch möglich und eine Zugriffsberechtigung liegt bereits vor oder wird ad hoc von dem/der Patient:in (oder dem/der Bevollmächtigten) über seine/ihre ePA-App eingerichtet, kann der Versorgungsprozess im Weiteren unter Nutzung der ePA stattfinden.

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, Apothekenverwaltungssysteme, ePA-Fachdienst

Im Rahmen einer ärztlichen Behandlung kann es zur Abklärung aktueller Beschwerden/Symptomatiken oder zur Verlaufskontrolle erforderlich sein, eine Laboruntersuchung mit anschließender Befundung zu veranlassen.

Ist die Indikation für eine Laboruntersuchung festgestellt worden, wird diese mithilfe einer Anforderung vorbereitet. Dabei werden - vom Primärsystem der anfordernden Person technisch unterstützt - alle für die Auswertung und Interpretation der Ergebnisse relevanten Informationen zur Person erfasst, der eine Laborprobe entnommen werden soll. Weiterhin enthält die Anforderung die zu messenden Analyten (z. B. Kreatinin). Die Anforderung wird (z. B. über ein Order Entry System) zusammen mit der Laborprobe an die beauftragte Laboreinrichtung übermittelt. In dieser wird die Anforderung technisch erfasst und weiterverarbeitet.

Die im Späteren erfolgende Auswertung des im Nachgang der Untersuchung erstellten Laborbefundes kann eine Nachforderung auslösen. Dabei werden auf die selbe Laborprobe bezogen weitere Analyten zur Messung und Befundung angefordert. Die entsprechende Beauftragung der Nachforderung erfolgt analog dem Vorgehen bei einer Anforderung.

Beteiligte Systeme: Krankenhaus- bzw. Praxisverwaltungssysteme, Laborinformationssysteme

Prozessdarstellung in BPMN

Verlinkung zu Grund- und Basisprozessen

• Zugriff Patientenkartei

Legende

• blau: administrativer Prozess
• rot: Start bzw. Ende des Prozesses

Soll eine Änderung oder Neuerhebung/-erstellung medikationsrelevanter Daten (Verordnungen, AMTS-relevante Zusatzinformationen (AMTS-rZI) und / oder andere klinische bzw. administrative Daten) in der ePA gespeichert werden, muss zunächst der aktuelle Medikationsplan (ggfs. inklusive AMTS-rZI) aus der ePA heruntergeladen und angezeigt werden (technische Voraussetzung). 

Nach der Sichtung der bereits vorhandenen Daten werden die entsprechenden Daten neu eingetragen, aktualisiert oder gelöscht. Dabei unterstützt das Primärsystem im Sinne des digital gestützten Medikationsprozesses die Eintragung elektronisch (Komfortfunktionen), sodass durch Datenübernahmen (zum Beispiel aus der eML, dem Verordnungsmodul, der Patienten-/Stammkundenkartei insgesamt und / oder einer Arzneimitteldatenbank) eine Doppeleingabe von Informationen vermieden werden kann.

Im Anschluss wird der Medikationsplan lokal gespeichert. Dies ermöglicht die Einsicht in den Medikationsplan nach Abschluss der Konsultation sowie den späteren Abgleich von zwischenzeitlichen Änderungen bei einer neuen Konsultation. Im Kontext der Apotheke ist eine lokale Speicherung nur bei Zustimmung im Rahmen der Stammkundenkartei möglich.

Sofern es keinen Patientenwiderspruch gibt, erfolgt als nächstes das Hochladen in die ePA. (Anmerkung: Auch bei grundsätzlicher Zustimmung zum dgMP bleibt ein Patientenwiderspruch gegen einzelne Einträge, zum Beispiel bei Ableitbarkeit einer potentiell stigmatisierenden Diagnose, möglich). Auch ein Ausdruck des Medikationsplans als Bundeseinheitlicher Medikationsplan (BMP) ist nach Hochladen in die ePA auf Patientenwunsch hin möglich (Anmerkung: Anpassung des Formats erfolgt in Abstimmung mit AG BMP, bestehend aus KBV, BÄK und DAV).

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme (unter Beachtung der eMP-Vorgaben der KBV), Apothekenverwaltungssysteme, ePA-Fachdienst

Prozessdarstellung in BPMN

Verlinkung zu Grund- und Basisprozessen

• keine

Legende

• grün: Medikations-Task mit Bezug zu dgMP-Artefakten
• rot: Start / Stopp des Prozesses

Ist eine Verordnung erstellt worden und ist die Rezeptierung dieser Verordnung (Medikation) nötig, wird nach Möglichkeit ein eRezept erstellt. Nach ärztlichem Ermessen und bei entsprechender Delegationsfähigkeit kann das (e)Rezept durch ärztliches Assistenzpersonal vorbereitet werden.

Anmerkung: Da nicht jede Verordnung zwangsläufig eine Rezeptierung (Verschreibung) nach sich zieht, sind dies formal getrennte Prozessschritte, auch wenn die Verordnung & Rezeptierung einer Medikation grundsätzlich ein organischer Prozess ist, dessen einzelne Schritte in der (gedanklichen) Ausführung fließend ineinander übergreifen können (beim dgMP - Szenario "Verordnung und ggfs. Rezeptierung einer Medikation durch eine/n Ärzt:in" ausführlicher beschrieben).

Zunächst werden alle Daten zur Verordnung im eRezept erfasst (mindestens eRezept-Pflichtinformationen, PS sollte per Anzeige unterstützen, welche Informationen verpflichtend anzugeben sind und welche optional sind). Dabei erfolgt eine digitale Unterstützung durch das Primärsystem im Sinne des digital gestützten Medikationsprozesses, das heißt die in der vorher durchgeführten Verordnung erfassten Daten können "weiterverwendet" und das eRezept somit automatisch befüllt werden. So entfallen Doppeleingaben.

Anmerkung: Diese Funktionalität ist bereits jetzt schon in vielen Primärsystem-Verordnungsmodulen etabliert.

Im Anschluss muss das eRezept durch eine qualifizierte elektronische Signatur (elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) nötig) validiert werden. Dies ist, wie gewohnt, als Einzel-, Stapel- oder Komfortsignatur möglich. Die Signatur ermöglicht dem Primärsystem die Übermittlung an den eRezept-Fachdienst, welcher den Verordnungsdatensatz automatisch in der ePA speichert (eML). Soll das eRezept unmittelbar zur Einlösung gelangen können, empfiehlt es sich, den Verordnungsvorgang mit der Einzel- oder Komfortsignatur abzuschließen.

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme (unter Beachtung der eMP- und Verordnungssoftware-Vorgaben der KBV), eRezept-Fachdienst

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Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, Apothekenverwaltungssysteme, ePA-Fachdienst

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Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, Apothekenverwaltungssysteme, ePA-Fachdienst