Stellt sich ein/e Patient:in oder ein/e Bevollmächtigte (inkl. Pflegedienst) mit dessen/deren eGK ambulant bei einer medizinischen Leistungserbringerinstitution (LEI) vor, müssen zunächst die Stammdaten erfasst bzw. abgeglichen werden. Bei privat Versicherten geschieht dies im Rahmen des Online Check-Ins, gesetzlich Versicherte nehmen via Stecken der eGK am Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) teil. Liegt die eGK nicht vor, z.B. weil die Karte vergessen wurde oder weil es sich um eine telemedizinische Konsultation handelt, wird ein Ersatzverfahren angewandt.

Ist der Patient / die Patientin in der Praxis bereits bekannt, kann die Patientenkartei geöffnet werden. Ansonsten muss diese neu angelegt werden. Im Anschluss wird geprüft. ob eine ePA vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall (opt-out), sollte dies zur Information des übrigen Personals idealerweise in der Patientenkartei vermerkt werden. Liegt eine ePA vor, wird als Nächstes geprüft, ob eine Zugriffsberechtigung vorhanden ist. Hat sich ein/e gesetzlich Versicherte/r per eGK angemeldet, ist dies automatisch gegeben. Bei privat Versicherten oder bei einer Anmeldung mit Ersatzverfahren muss zuvor per ePA-App eine Zugriffsberechtigung erteilt worden sein. Ist dies nicht geschehen (oder ist die Berechtigung eingeschränkt), kann nun per App eine Berechtigung eingerichtet (oder auch eine bestehende Berechtigung erweitert) werden - dieser Schritt ist natürlich prinzipiell immer möglich; aus prozessualer Sicht aber spätestens jetzt sinnvoll. Gegebenenfalls kann es auch sein, dass ein/e Patient:in keine Berechtigung erteilen (oder auch erweitern) möchte. 

Bei gesetzlich Versicherten mit eGK wird die eGK auf Inhalte geprüft (wie z.B. eGK-eMP oder Notfalldatensatz (NFDS)) und diese gegebenenfalls ins Primärsystem übernommen. Im Anschluss wird der/die Patient*in ins Wartezimmer aufgenommen (sofern ein Termin vorhanden ist oder es sich um eine Akutvorstellung handelt), es wird ein Termin vereinbart oder ein anderes Anliegen geklärt.

Stellt sich ein*e Patient*in stationär bei einer medizinischen Leistungserbringerinstitution (LEI) vor, müssen zunächst die Stammdaten erfasst bzw. abgeglichen werden. Bei privat Versicherten geschieht dies im Rahmen des Online Check-Ins, gesetzlich Versicherte nehmen via Stecken der eGK am Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) teil. Liegt die eGK nicht vor, z.B. weil die Karte vergessen wurde, wird ein Ersatzverfahren angewandt.

Ist der/die Patient*in in der Praxis bereits bekannt, kann die Patientenkartei geöffnet werden. Ansonsten muss diese neu angelegt werden. Im Anschluss wird geprüft. ob eine ePA vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall (opt-out), sollte dies zur Information des übrigen Personals idealerweise in der Patientenkartei vermerkt werden. Liegt eine ePA vor, wird als Nächstes geprüft, ob eine Zugriffsberechtigung vorhanden ist. Hat sich ein gesetzlich Versicherter per eGK angemeldet, ist dies automatisch gegeben. Bei privat Versicherten oder bei einer Anmeldung mit Ersatzverfahren muss zuvor per ePA-App eine Zugriffsberechtigung erteilt worden sein. Ist dies nicht geschehen (oder ist die Berechtigung eingeschränkt), kann nun per App eine Berechtigung eingerichtet (oder auch eine bestehende Berechtigung erweitert) werden - dieser Schritt ist natürlich prinzipiell immer möglich; aus prozessualer Sicht aber spätestens jetzt sinnvoll. Gegebenenfalls kann es auch sein, dass ein*e Patient*in keine Berechtigung erteilen (oder auch erweitern) möchte. 

Bei gesetzlich Versicherten mit eGK wird die eGK auf Inhalte geprüft (wie z.B. eGK-eMP oder Notfalldatensatz (NFDS)) und diese gegebenenfalls ins Primärsystem übernommen. Im Anschluss wird der Fall des/der Patient*in in die Zielabteilung (z.B. im KIS) übernommen.

Im Rahmen der Aufnahme müssen die Stammdaten des/der gesetzlich Versicherten übermittelt bzw. überprüft werden (Versichertenstammdatenmanagement, VSDM). Hierzu wird die eGK ins E-Health-Terminal eingesteckt.

Gibt es Probleme mit der Hardware, wird eine Fehlermeldung erzeugt ("Konnektor oder Kartenterminal defekt" oder "Karte defekt"). Es muss ein Ersatzverfahren angewandt werden und die Versichertenstammdaten müssen manuell erfasst bzw. abgeglichen werden.

Sind eGK und Terminal intakt, wird automatisch die Verbindung zum VSDM-Fachdienst aufgebaut und ein Abgleich der Daten versucht. Ist der Abgleich nicht erfolgreich, werden eine Fehlermeldung erzeugt ("Aktualisierung technisch nicht möglich") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die auf der eGK vorhandenen (nicht aktualisierten) Daten werden ins PS übernommen. Ist der Abgleich erfolgreich, wird die eGK auf Gültigkeit geprüft.

Ist diese nicht mehr gültig, wird eine Fehlermeldung erzeugt "Karte gesperrt/ungültig" und kein Prüfungsnachweis erzeugt. Die Behandlung wird zur vorbehaltlichen Privatliquidation markiert und die Versichertenstammdaten müssen manuell im PS erfasst werden. Ist die eGK gültig, wird geprüft, ob neue oder geänderte Daten vorliegen.

Ist dies nicht der Fall, werden eine entsprechende Meldung erzeugt ("Keine Aktualisierung erforderlich") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die auf der eGK vorhandenen (nicht aktualisierten) Daten werden ins PS übernommen. Liegen neue oder geänderte Daten vor, werden diese auf der eGK aktualisiert, eine entsprechende Meldung erzeugt ("Aktualisierung durchgeführt") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die aktualisierten Daten werden ins Primärsystem übernommen.

Zum Schluss kann die eGK aus dem Kartenterminal entnommen werden.

Damit eine medizinische Leistungserbringerinstitution (LEI) auf die ePA eines/einer Patient*in zugreifen und für diese*n eRezepte erstellen kann, muss einmalig pro LEI die Krankenversichertennummer (KVNR) übermittelt werden. Dies geschieht mittels Online Check-In. Dabei stellt die LEI entweder vor Ort oder vorab (z.B. digital auf der Website) einen QR-Code mit ihrer KIM-Adresse zur Verfügung, welche der/die Patient*in mit seiner/ihrer ePA-App abscannt. Im nächsten Schritt muss der/die Patient*in einer Datenübermittlung zustimmen, woraufhin die KVNR und weitere Stammdaten von der Versicherung per KIM an die LEI übermittelt werden. Diese Daten können dann in das Primärsystem übernommen werden.