Stellt sich ein/e Patient:in oder ein/e Bevollmächtigte:r (inkl. Pflegedienst) mit dessen/deren eGK ambulant bei einer medizinischen Leistungserbringerinstitution (LEI) vor, müssen zunächst die Stammdaten erfasst bzw. abgeglichen werden. Bei privat Versicherten geschieht dies im Rahmen des Online Check-Ins, gesetzlich Versicherte nehmen via Stecken der eGK am Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) teil. Liegt die eGK nicht vor, z.B. weil die Karte vergessen wurde oder weil es sich um eine telemedizinische Konsultation handelt, wird ein Ersatzverfahren angewandt.

Ist der Patient / die Patientin in der Praxis bereits bekannt, kann die Patientenkartei geöffnet werden. Ansonsten muss diese neu angelegt werden. Im Anschluss wird der ePA-Zugriff geprüft.

Bei gesetzlich Versicherten mit eGK wird die eGK auf Inhalte geprüft (wie z.B. eGK-eMP oder Notfalldatensatz (NFDS)) und diese gegebenenfalls ins Primärsystem übernommen. Im Anschluss wird der/die Patient*in ins Wartezimmer aufgenommen (sofern ein Termin vorhanden ist oder es sich um eine Akutvorstellung handelt), es wird ein Termin vereinbart oder ein anderes Anliegen geklärt.

Stellt sich ein*e Patient*in stationär bei einer medizinischen Leistungserbringerinstitution (LEI) vor, müssen zunächst die Stammdaten erfasst bzw. abgeglichen werden. Bei privat Versicherten geschieht dies im Rahmen des Online Check-Ins, gesetzlich Versicherte nehmen via Stecken der eGK am Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) teil. Liegt die eGK nicht vor, z.B. weil die Karte vergessen wurde, wird ein Ersatzverfahren angewandt.

Ist der/die Patient*in in der Praxis bereits bekannt, kann die Patientenkartei geöffnet werden. Ansonsten muss diese neu angelegt werden. Im Anschluss wird der ePA-Zugriff geprüft.

Bei gesetzlich Versicherten mit eGK wird die eGK auf Inhalte geprüft (wie z.B. eGK-eMP oder Notfalldatensatz (NFDS)) und diese gegebenenfalls ins Primärsystem übernommen. Im Anschluss wird der Fall des/der Patient*in in die Zielabteilung (z.B. im KIS) übernommen.

Im Rahmen der Aufnahme müssen die Stammdaten des/der gesetzlich Versicherten übermittelt bzw. überprüft werden (Versichertenstammdatenmanagement, VSDM). Hierzu wird die eGK ins E-Health-Terminal eingesteckt.

Gibt es Probleme mit der Hardware, wird eine Fehlermeldung erzeugt ("Konnektor oder Kartenterminal defekt" oder "Karte defekt"). Es muss ein Ersatzverfahren angewandt werden und die Versichertenstammdaten müssen manuell erfasst bzw. abgeglichen werden.

Sind eGK und Terminal intakt, wird automatisch die Verbindung zum VSDM-Fachdienst aufgebaut und ein Abgleich der Daten versucht. Ist der Abgleich nicht erfolgreich, werden eine Fehlermeldung erzeugt ("Aktualisierung technisch nicht möglich") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die auf der eGK vorhandenen (nicht aktualisierten) Daten werden ins PS übernommen. Ist der Abgleich erfolgreich, wird die eGK auf Gültigkeit geprüft.

Ist diese nicht mehr gültig, wird eine Fehlermeldung erzeugt "Karte gesperrt/ungültig" und kein Prüfungsnachweis erzeugt. Die Behandlung wird zur vorbehaltlichen Privatliquidation markiert und die Versichertenstammdaten müssen manuell im PS erfasst werden. Ist die eGK gültig, wird geprüft, ob neue oder geänderte Daten vorliegen.

Ist dies nicht der Fall, werden eine entsprechende Meldung erzeugt ("Keine Aktualisierung erforderlich") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die auf der eGK vorhandenen (nicht aktualisierten) Daten werden ins PS übernommen. Liegen neue oder geänderte Daten vor, werden diese auf der eGK aktualisiert, eine entsprechende Meldung erzeugt ("Aktualisierung durchgeführt") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die aktualisierten Daten werden ins Primärsystem übernommen.

Zum Schluss kann die eGK aus dem Kartenterminal entnommen werden.

Damit eine medizinische Leistungserbringerinstitution (LEI) auf die ePA eines/einer Patient*in zugreifen und für diese*n eRezepte erstellen kann, muss einmalig pro LEI die Krankenversichertennummer (KVNR) übermittelt werden. Dies geschieht mittels Online Check-In. Dabei stellt die LEI entweder vor Ort oder vorab (z.B. digital auf der Website) einen QR-Code mit ihrer KIM-Adresse zur Verfügung, welche der/die Patient*in mit seiner/ihrer ePA-App abscannt. Im nächsten Schritt muss der/die Patient*in einer Datenübermittlung zustimmen, woraufhin die KVNR und weitere Stammdaten von der Versicherung per KIM an die LEI übermittelt werden. Diese Daten können dann in das Primärsystem übernommen werden.

In verschiedenen Kontexten benötigen medizinische LE(I) Zugriff auf die ePA eines/r Patient:in.

Hierfür muss zunächst geklärt werden, ob überhaupt eine ePA vorliegt, oder ob ein opt-out erfolgt ist. Liegt gar keine ePA vor, empfiehlt es sich einen entsprechenden Vermerk in der Patienten- oder Stammkundenkartei zu notieren. Liegt eine ePA vor, muss geprüft werden, ob der Zugriff technisch möglich ist. Ist dies aufgrund von technischen Problemen in der akuten Situation nicht möglich, gibt das PS eine entsprechende Meldung aus. Ist der Zugriff technisch möglich, muss geprüft werden, ob eine Zugriffsberechtigung für die medizinische LEI vorliegt. Ist dies nicht der Fall, gibt das PS eine entsprechende Meldung aus. In diesem Falle muss mit dem/der Patient:in (oder dem/der Bevollmächtigten) geklärt werden, ob eine Zugriffsberechtigung erteilt werden möchte. Ist dies nicht der Fall, empfiehlt es sich, einen entsprechenden Vermerk in der Patienten- oder Stammkundenkartei zu notieren. In allen diesen Fällen ist der weitere Versorgungsprozess nur ohne ePA durchführbar, was nicht Gegenstand dieses Prozessleitfadens ist.

Ist eine ePA vorhanden, der Zugriff technisch möglich und eine Zugriffsberechtigung liegt bereits vor oder wird ad hoc von dem/der Patient:in (oder dem/der Bevollmächtigten) über seine/ihre ePA-App eingerichtet, kann der Versorgungsprozess im Weiteren unter Nutzung der ePA stattfinden.

Im Rahmen einer Leistungserbringung in der Apotheke besteht die Möglichkeit, Daten lokal in einer Stammkundenkartei zu speichern (schriftliche Erlaubnis des/r Patient:in oder des/r Bevollmächtigten nötig). Dies kann die Leistungserbringung beschleunigen, vereinfachen und die AMTS verbessern. 

Zunächst muss geprüft werden, ob bereits eine Stammkundenkartei vorliegt. Ist dies nicht der Fall, wird beratend geklärt, ob eine Anlage erwünscht ist. Falls ja, wird dies durchgeführt. Ist eine Stammkundenkartei vorhanden oder fertig angelegt, wird geklärt, ob die Nutzung für den aktuellen Vorgang gewünscht ist. Wenn ja, wird die Stammkundenkartei aufgerufen und steht für die Leistungserbringung zur Verfügung.