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LinkTitleBPMN-Legende

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LinkTitleGlossar- & Abkürzungsverzeichnis

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Im Rahmen eines stationären Krankenhausaufenthalts wird das MIO KH-Entlassbrief im Krankenhausinformationssystem (KIS) vorbereitet und erstellt. Der vorliegende Prozess fokussiert sich auf die strukturierte Aufnahme und digitale Dokumentation administrativer sowie medizinischer Daten, die bei der Befüllung des MIO KH-Entlassbrief verarbeitet werden.

Der Prozess beginnt mit der administrativen Aufnahme: Hierbei werden die Versichertendaten abgeglichen und – sofern verfügbar – medizinische Dokumente aus der elektronischen Patientenakte (ePA) abgerufen. Mit dem Anlegen einer eindeutigen Fall-ID werden die Stammdaten der Patientin oder des Patienten im KIS hinterlegt.

Darauf folgt die medizinische Aufnahme. Diese umfasst die Sichtung vorhandener Dokumente, die Durchführung einer Anamnese sowie eine körperliche Untersuchung. Die Ergebnisse werden in Aufnahmebögen dokumentiert – zum Teil bereits in standardisierter, digitaler Form. Diese strukturierte Datenerfassung stellt eine wichtige Grundlage dar, um relevante Inhalte später automatisiert in das MIO KH-Entlassbrief zu übernehmen. Sollten zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Informationen – etwa zum bisherigen Krankheitsverlauf – vorliegen, können diese durch einen weiteren Zugriff auf die ePA oder durch die Kontaktaufnahme mit externen (behandelnden) Leistungserbringer:innen (LE) ergänzt werden.

Anschließend plant das ärztliche Team auf Basis der vorliegenden Informationen die weitere Diagnostik, Therapie sowie präventive Maßnahmen (z. B. Infektionsscreening, Prophylaxen). Dieser vorbereitende Schritt kann – je nach organisatorischem Ablauf – bereits im Vorfeld des eigentlichen stationären Aufenthalts erfolgen, etwa im Rahmen einer prästationären Abklärung. Auch eine (erneute) Aufnahme direkt direkt an einem etwaigen OP-Tag ist möglich, wobei alle bereits erhobenen und geplanten Maßnahmen im KIS hinterlegt und berücksichtigt werden.

Ein wesentlicher Bestandteil im Erstellungsprozess des MIO KH-Entlassbrief ist der integrierte Grundprozess der Datenübernahme aus dem KIS. Dieser Prozess beschreibt, wie die bereits dokumentierten Informationen effizient und über diverse Modulgrenzen des KIS hinweg, in das MIO zu überführen sind.

Der Prozess der Befüllung wird abgeschlossen durch die Bestimmung des aktuellen Status des MIO KH-Entlassbrief, einer Überprüfung und der Signatur durch den/die behandelnde Ärzt:in. Je nach Status des Dokuments mit der Kennzeichnung "vorläufig" oder "final" erfolgt eine Vidierung und Freigabe durch die vorgesehenen verantwortlichen Instanzen. Nach der Signatur des Dokuments kann die Ausgabe einer Kontrollansicht in der gedruckten, lesenden Form erfolgen. 

Nach der Finalisierung kann das MIO über unterschiedliche Wege übermittelt werden:

  • durch Hochladen in die ePA, um es nachfolgenden behandelnden Personen/LEI zur Verfügung zu stellen,

    • durch Versendung via KIM(Kommunikation im Medizinwesen) an nachsorgende ambulante Einrichtungen oder Rehabilitationsdienste,

  • durch Abruf über ein Patientenportal oder in ausgedruckter Form zur persönlichen Mitnahme (für den/die Patient:in)

    • Die Implementierung des MIO KH-Entlassbrief in den Krankenhausalltag macht es erforderlich, neue Rahmenbedingungen zu schaffen, damit das MIO optimal befüllt und die folgenden Vorteile für die Versorgung erzielt werden können.

    Vorteile für die Versorgung:

    1. Vereinfachte schnittstellenübergreifende Dokumentation
      Die digitale Erfassung und Nutzung strukturierter Daten im KIS ermöglicht eine konsistente, vollständige und (teil-)automatisierte Befüllung des MIO KH-Entlassbrief, wodurch manuelle Übertragungsfehler vermieden werden. Durch die direkte Übertragung zwischen den einzelnen Subsystemen müssen schreibende Personen die Prozesskette in der Erstellung, zum Beispiel durch einen Wechsel zwischen verschiedenen Modulen und/oder das manuelle Kopieren von Textabschnitten, nicht unterbrechen. 

    2. Zeitersparnis & Effizienz
      Die bereits dokumentierten Informationen können mehrfach genutzt werden. Einerseits können bereits im Behandlungsprozess dokumentierte Informationen wie beispielsweise die Erfassung von Stammdaten nachgenutzt werden und automatisch in das MIO KH-Entlassbrief integriert werden. Durch diese Form der Nachnutzung der bereits vorhandenen Bestandteile kann der weitere Fokus auf die Informationsbeschaffung und Anpassung der Patient:innenversorgung gelegt werden. 

    3. Strukturierte und vollständige Informationslage
      Das Befüllen und Überprüfen des MIO KH-Entlassbrief wird durch eine einheitliche Datenstruktur erleichtert und die verbesserte Integration kann die erforderlichen Anforderung auf Vollständigkeit des Dokuments erleichtern.

    4. Nahtlose Anschlussversorgung
      Die strukturierte und standardisierte Weitergabe des MIO KH-Entlassbrief über die ePA, KIM oder ein Patientenportal verbessert die Kommunikation mit nachbehandelnden Ärzt:innen und sorgt für einen reibungslosen Übergang in die ambulante Versorgung. 

    Beteiligte Systeme:  Krankenhausinformationssystem (KIS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA), Patientenportale, Laborinformationssystem (LIS), Radiologieinformationssystem (RIS), spezifische Module (OP, Intensivmedizin, u.v.m.)

    Prozessdarstellung in BPMN

     

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    Verlinkung zu verwendeten Basis- und Grundprozessen 

  • Administrative Aufnahme (stationär)
  • ePA-Zugriff (Behandelnde Person)
  • Medizinische Aufnahme (stationär)
    • KIM Nachricht versenden
  • Datenübernahme aus KIS in MIO KH-E
  • MIO KH-E in ePA hochladen
    • Info
    titleHinweis
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    titleSzenario: Erstellen eines initialen MIO KH-E in stationärer Einrichtung
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    Legende

    • blau: Verweis auf einen an anderer Stelle einsehbaren aus modellierten Subprozess (z.B. Basisprozess, Grundprozess)
    • grün: MIO-spezifische Tasks, Zwischenereignisse bzw. Artefakte
    • orange: (un)spezifisches Zwischenereignis innerhalb eines Prozesses
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    pageGrundprozesse
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    titleGrundprozess 1: Datenübernahme aus KIS in MIO KH-E

    Die Erstellung eines umfassenden und hochwertigen Krankenhausentlassbriefs (KH-E) spielt eine zentrale Rolle für die Patientenversorgung und den reibungslosen Übergang für die weiterbehandelnde Ärztin oder den weiterbehandelnden Arzt. Moderne Krankenhausinformationssysteme (KIS) unterstützen diesen Prozess mit vielfältigen Funktionen, um den KH-E effizient und zeiteinsparend zu erstellen.

    Mit dem Öffnen der Patientenkartei im KIS und dem Aufruf des spezifischen KH-Entlassbrief-Dokuments kann der/die behandelnde Ärzt:in das Dokument zu jedem Zeitpunkt der Behandlung dynamisch befüllen und editieren. Diese flexible Herangehensweise ermöglicht eine kontinuierliche Aktualisierung und Anpassung des Entlassbriefs im Laufe des Krankenhausaufenthalts, wodurch am Ende ein umfassendes Abbild der Behandlungshistorie entsteht. Die Übernahme von Patientendaten in den Entlassbrief kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, je nach Systemkonfiguration und den Bedürfnissen der Nutzer:innengruppe. Die Herangehensweise kann hier in starker Abhängigkeit zum Typ des notwendigen Informationselements stehen.

    Die Umsetzung der Datenübernahme kann automatisiert, halbautomatisch oder durch die manuelle Eingabe erfolgen. Die automatisierte Datenübernahme: Ein sehr umfangreicher Teil der Patientendaten, insbesondere solche, die im Rahmen der administrativen Aufnahme erhoben werden und die Stammdaten des/der Patient:innen betreffen (z.B. Name, Geburtsdatum, Adresse, Krankenversicherung), kann durch eine automatische Zuordnung der strukturierten Daten direkt aus der Ursprungsquelle des KIS in das MIO KH-Entlassbrief fließen. Dies kann idealerweise vorab im KIS konfiguriert werden, um eine korrekte Zuordnung der Daten in den entsprechenden Informationsabschnitt zu ermöglichen. Dadurch wird nicht nur der manuelle Aufwand, sondern auch das Risiko von Übertragungsfehlern reduziert. Vor allem die relevanten und verpflichtenden medizinischen Informationen, wie beispielsweise Diagnosen, Prozeduren, der Aufnahmemedikationen und Allergien, sind Beispiele welche automatisiert aus anderen Dokumentenmasken wie dem Aufnahme- und Anamnesebogen oder anderen spezifischen Modulen im MIO KH-Entlassbrief abgerufen werden könnten. 
    Halbautomatische Datenübernahme: Im Rahmen dieses Verfahrens werden dem/der Nutzer:in innerhalb des entsprechenden Informationselements strukturierte Daten aus der verknüpften Primärquelle bereitgestellt. Hierzu zählen unter anderem verfügbare Befunde, Verlaufsdokumentationen sowie Angaben zur Entlassmedikation, die aus dem jeweiligen KIS-Modul stammen. Die dargestellten Informationen können – abhängig von ihrer Relevanz und Aktualität – selektiert und in das MIO KH-Entlassbrief übernommen werden. Das System ist zudem in der Lage, kontextbezogene Vorschläge zu generieren, beispielsweise Labor- oder radiologische Befunde, die einer ärztlichen Validierung unterzogen, gegebenenfalls ergänzt oder angepasst werden können. Diese Funktionalität ist insbesondere bei komplexen medizinischen Sachverhalten von Bedeutung, bei denen eine manuelle Prüfung durch die ärztliche Fachkraft erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und relevant für den Entlassbrief sind.

  • Manuelle Eingabe: Trotz der zunehmenden Automatisierung bleibt die manuelle Eingabe von Freitext weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Entlassbrief-Erstellung. Dies gilt insbesondere für den Verlauf bzw. die Epikrise und die Formulierung von individuellen Empfehlungen für die Weiterbehandlung. Die Erstellung dieser Elemente erfolgt häufig iterativ. Auch in diesen Elementen ist eine einfache Editierung für die schreibende Person ein Vorteil. Dabei kann beispielsweise die Verwendung von vorkonstruierten und dynamisch auswählbaren Textbausteinen bei der Formulierung unterstützen. 

    • Um die Qualität und Vollständigkeit des Entlassbriefs sicherzustellen, kann eine Anzeige von fehlenden verpflichtenden Elementen des MIO KH-Entlassbrief (nach dem Rahmenvertrag Entlassmanagement) die schreibende Person bei der Befüllung bis zur Entlassung administrativ unterstützen. Diese Funktion hilft, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind und die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.

    Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssystem (KIS), diverse Submodule des Krankenhausinformationssystems

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    Prozessdarstellung in BPMN 

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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

    • keine 
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    Legende

    • blau: Verweis auf einen an anderer Stelle einsehbaren aus modellierten Subprozess (z.B. Basisprozess, Grundprozess)
    • grün: MIO-Bezug
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    pageGrundprozesse
    sorttitle
    titleGrundprozess 2: Hochladen des MIO KH-E in ePA
    Nach der abschließenden Bearbeitung und Freigabe des MIO KH-Entlassbriefs kann dieser neben einer primären Übermittelung per KIM und/oder Erstellung eines Papierausdrucks auch direkt in die elektronische Patientenakte (ePA) des Versicherten hochgeladen werden.
    Nach dem Öffnen des strukturierten MIO KH-Entlassbrief im Krankenhausinformationssystem (KIS) lässt sich der Upload in die ePA direkt durchführen. Dabei spielt die Erfassung relevanter Metadaten – wie Dokumentenversion, Erstellungsdatum oder fachliche Zuordnung – eine zentrale Rolle. Diese Informationen verbessern die Auffindbarkeit und spätere Nachnutzung des Dokuments innerhalb der ePA. Ein Vorkonfiguration im KIS könnte auch hier zusätzlichen manuellen Aufwand bei einer Befüllung der Metadaten reduzieren.

  • Mit der Bereitstellung des MIO KH-Entlassbrief in der ePA und der durch den Versicherten gesteuerten Zugriffserlaubnis entsteht eine Grundlage für eine einfache, standardisierte Weiterverwendung – z. B. durch nachbehandelnde Ärzt:innen oder Reha-Einrichtungen. Diese Nutzungsperspektive ist in verschiedenen Nachnutzungsszenarien des MIO vorgesehen und wird sukzessive weiterentwickelt.

    • Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssystem (KIS), elektronische Patientenakte (ePA), ePA Client Modul

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    Prozessdarstellung in BPMN 

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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

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    Legende

    • blau: Basisprozesse
    • grün: MIO-Bezug
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    titleSzenario: Versionierung eines MIO KH-E in stationärer Einrichtung

    Die Versionierung des MIO KH-Entlassbriefs kommt dann zum Einsatz, wenn zunächst ein vorläufiger MIO KH-Entlassbrief erstellt und an den/die Patient:in sowie an weiterbehandelnde Leistungserbringer (LE) ausgegeben wurde – etwa um den zeitgerechten Informationsfluss bei der Entlassung sicherzustellen. Im Rahmen des krankenhausinternen Vidierungsprozesses und/oder wenn zu ergänzende relevante medizinische Informationen vorliegen, wird eine aktualisierte (finale) Version des MIO KH-Entlassbrief erstellt. 

    Hierzu wird der bestehende Entlassbrief im Krankenhausinformationssystem (KIS) erneut aufgerufen und überprüft. Liegen neue Befunde oder zusätzliche medizinische Erkenntnisse vor – beispielsweise Ergebnisse, die zum Zeitpunkt der Entlassung noch nicht ausgewertet waren – werden diese automatisiert aus den entsprechenden KIS-Modulen übernommen und in das Dokument integriert (siehe Datenübernahme aus KIS).

    Nach Abschluss der inhaltlichen Ergänzungen wird das MIO KH-Entlassbrief erneut von den verantwortlichen Ärzt:innen geprüft, validiert und als neue Version freigegeben. Anschließend erfolgt die Weiterleitung der aktualisierten Version – entweder digital durch Hochladen in die elektronische Patientenakte (ePA), sofern eine entsprechende Zugriffsberechtigung durch den/die Patienten:in besteht, oder alternativ per KIM, einem Patientenportal oder als Ausdruck per Post.

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    Linkhttps://mio.kbv.de/display/PMKHE/Entwurf%3A+Soll-Szenarien+der+Versorgung#expand-SzenarioPraxiskannversioniertesfinalesMIOKHEnachbereiten
    LinkTitleVerweis: Szeanrio - Praxis kann finales/versioniertes MIO KH-E nachbereiten

    Vorteile für die Versorgung:

  • Verbesserung der Informationsqualität
    Durch die Aktualisierung des Entlassbriefs mit neu eingetroffenen Befunden oder ergänzten Informationen steht eine vollständigere und präzisere medizinische Dokumentation zur Verfügung – sowohl für Patient:innen als auch für nachbehandelnde Ärzt:innen. Dies kann dann auch bei der lückenlosen Weiterleitung die Weiterbehandlung durch die Verfügbarkeit von Informationen verbessern und beispielsweise Doppeluntersuchungen vermeiden.
    • Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Behandlungsverlaufs
    Durch die Versionierung ist klar erkennbar, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt verfügbar waren. Dies schafft Nachvollziehbarkeit im Behandlungsverlauf und unterstützt die Qualitätssicherung.

    Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA)

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    Prozessdarstellung in BPMN

     

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    Verlinkung zu verwendeten Basis- und Grundprozessen 

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    Legende

    • blau: Basisprozesse
    • grün: MIO-Bezug
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    pageGrundprozesse
    sorttitle
    titleGrundprozess 1: Datenübernahme aus KIS in MIO KH-E

    Die Erstellung eines umfassenden und hochwertigen Krankenhausentlassbriefs (KH-E) spielt eine zentrale Rolle für die Patientenversorgung und den reibungslosen Übergang für die weiterbehandelnde Ärztin oder den weiterbehandelnden Arzt. Moderne Krankenhausinformationssysteme (KIS) unterstützen diesen Prozess mit vielfältigen Funktionen, um den KH-E effizient und zeiteinsparend zu erstellen.

    Mit dem Öffnen der Patientenkartei im KIS und dem Aufruf des spezifischen KH-Entlassbrief-Dokuments kann der/die behandelnde Ärzt:in das Dokument zu jedem Zeitpunkt der Behandlung dynamisch befüllen und editieren. Diese flexible Herangehensweise ermöglicht eine kontinuierliche Aktualisierung und Anpassung des Entlassbriefs im Laufe des Krankenhausaufenthalts, wodurch am Ende ein umfassendes Abbild der Behandlungshistorie entsteht. Die Übernahme von Patientendaten in den Entlassbrief kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, je nach Systemkonfiguration und den Bedürfnissen der Nutzer:innengruppe. Die Herangehensweise kann hier in starker Abhängigkeit zum Typ des notwendigen Informationselements stehen.

    Die Umsetzung der Datenübernahme kann automatisiert, halbautomatisch oder durch die manuelle Eingabe erfolgen. Die automatisierte Datenübernahme: Ein sehr umfangreicher Teil der Patientendaten, insbesondere solche, die im Rahmen der administrativen Aufnahme erhoben werden und die Stammdaten des/der Patient:innen betreffen (z.B. Name, Geburtsdatum, Adresse, Krankenversicherung), kann durch eine automatische Zuordnung der strukturierten Daten direkt aus der Ursprungsquelle des KIS in das MIO KH-Entlassbrief fließen. Dies kann idealerweise vorab im KIS konfiguriert werden, um eine korrekte Zuordnung der Daten in den entsprechenden Informationsabschnitt zu ermöglichen. Dadurch wird nicht nur der manuelle Aufwand, sondern auch das Risiko von Übertragungsfehlern reduziert. Vor allem die relevanten und verpflichtenden medizinischen Informationen, wie beispielsweise Diagnosen, Prozeduren, der Aufnahmemedikationen und Allergien, sind Beispiele welche automatisiert aus anderen Dokumentenmasken wie dem Aufnahme- und Anamnesebogen oder anderen spezifischen Modulen im MIO KH-Entlassbrief abgerufen werden könnten. 
    Halbautomatische Datenübernahme: Im Rahmen dieses Verfahrens werden dem/der Nutzer:in innerhalb des entsprechenden Informationselements strukturierte Daten aus der verknüpften Primärquelle bereitgestellt. Hierzu zählen unter anderem verfügbare Befunde, Verlaufsdokumentationen sowie Angaben zur Entlassmedikation, die aus dem jeweiligen KIS-Modul stammen. Die dargestellten Informationen können – abhängig von ihrer Relevanz und Aktualität – selektiert und in das MIO KH-Entlassbrief übernommen werden. Das System ist zudem in der Lage, kontextbezogene Vorschläge zu generieren, beispielsweise Labor- oder radiologische Befunde, die einer ärztlichen Validierung unterzogen, gegebenenfalls ergänzt oder angepasst werden können. Diese Funktionalität ist insbesondere bei komplexen medizinischen Sachverhalten von Bedeutung, bei denen eine manuelle Prüfung durch die ärztliche Fachkraft erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und relevant für den Entlassbrief sind.

  • Manuelle Eingabe: Trotz der zunehmenden Automatisierung bleibt die manuelle Eingabe von Freitext weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Entlassbrief-Erstellung. Dies gilt insbesondere für den Verlauf bzw. die Epikrise und die Formulierung von individuellen Empfehlungen für die Weiterbehandlung. Die Erstellung dieser Elemente erfolgt häufig iterativ. Auch in diesen Elementen ist eine einfache Editierung für die schreibende Person ein Vorteil. Dabei kann beispielsweise die Verwendung von vorkonstruierten und dynamisch auswählbaren Textbausteinen bei der Formulierung unterstützen. 

    • Um die Qualität und Vollständigkeit des Entlassbriefs sicherzustellen, kann eine Anzeige von fehlenden verpflichtenden Elementen des MIO KH-Entlassbrief (nach dem Rahmenvertrag Entlassmanagement) die schreibende Person bei der Befüllung bis zur Entlassung administrativ unterstützen. Diese Funktion hilft, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen enthalten sind und die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.

    Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssystem (KIS), diverse Submodule des Krankenhausinformationssystems

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    Prozessdarstellung in BPMN 

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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

    • keine 
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    Legende

    • blau: Verweis auf einen an anderer Stelle einsehbaren aus modellierten Subprozess (z.B. Basisprozess, Grundprozess)
    • grün: MIO-Bezug
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    columns2
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    pageGrundprozesse
    sorttitle
    titleGrundprozess 2: Hochladen des MIO KH-E in ePA
    Nach der abschließenden Bearbeitung und Freigabe des MIO KH-Entlassbriefs kann dieser neben einer primären Übermittelung per KIM und/oder Erstellung eines Papierausdrucks auch direkt in die elektronische Patientenakte (ePA) des Versicherten hochgeladen werden.
    Nach dem Öffnen des strukturierten MIO KH-Entlassbrief im Krankenhausinformationssystem (KIS) lässt sich der Upload in die ePA direkt durchführen. Dabei spielt die Erfassung relevanter Metadaten – wie Dokumentenversion, Erstellungsdatum oder fachliche Zuordnung – eine zentrale Rolle. Diese Informationen verbessern die Auffindbarkeit und spätere Nachnutzung des Dokuments innerhalb der ePA. Ein Vorkonfiguration im KIS könnte auch hier zusätzlichen manuellen Aufwand bei einer Befüllung der Metadaten reduzieren.

  • Mit der Bereitstellung des MIO KH-Entlassbrief in der ePA und der durch den Versicherten gesteuerten Zugriffserlaubnis entsteht eine Grundlage für eine einfache, standardisierte Weiterverwendung – z. B. durch nachbehandelnde Ärzt:innen oder Reha-Einrichtungen. Diese Nutzungsperspektive ist in verschiedenen Nachnutzungsszenarien des MIO vorgesehen und wird sukzessive weiterentwickelt.

    • Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssystem (KIS), elektronische Patientenakte (ePA), ePA Client Modul

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    Prozessdarstellung in BPMN 

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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

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    Legende

  • blau: Basisprozesse
    • grün: MIO-Bezug

    Die folgende Prozessdarstellungen geben eine Übersicht über einen möglichen zukünftigen Versorgungsstand mit dem medizinischen Informationsobjekt (MIO) KH-Entlassbrief. 
    Durch die textuelle Beschreibung wird das Verständnis sowie der Transfer der wichtigen Informationen in den Prozessen unterstützt. Die BPMN-Prozesse je Szenario sowie eingebetteten Grundprozessen können nachfolgend über einen einfachen Klick in der Bilddatei detailliert gesichtet werden.

    Erstellung des MIO KH-Entlassbrief

    MIO) KH-Entlassbrief. 
    Durch die textuelle Beschreibung wird das Verständnis sowie der Transfer der wichtigen Informationen in den Prozessen unterstützt. Die BPMN-Prozesse je Szenario sowie eingebettete Grundprozesse können nachfolgend über einen einfachen Klick in der Bilddatei detailliert gesichtet werden.



    Nachnutzung des MIO KH-Entlassbrief


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    titleSzenario: Praxis kann durch Vorsichtung des initialen MIO KH-E die Nachsorge vorbereiten

    Im folgenden Szenario wird dargestellt, wie die Sichtung des MIO KH-Entlassbrief in Echtzeit ablaufen kann. Dabei liegt der Fokus auf der unmittelbaren Verfügbarkeit relevanter medizinischer Informationen direkt im Praxisverwaltungssystem (PVS) der LEI – noch vor dem physischen Eintreffen der Patientin bzw. des Patienten.

    Dieses Szenario verdeutlicht, wie durch die frühzeitige Sichtung eine gezielte Vorbereitung der ärztlichen und organisatorischen Maßnahmen möglich wird. Das im Versorgungskontext ermittelte Szenario wurde vor allem in Gesprächen mit Leistungserbringer:innen priorisiert beispielweise bei sehr komplexen oder bereits bekannten Behandlungsfällen einen zeitlichen Vorteil in der Versorgung schaffen.

    Nach der Speicherung und Ablage des MIO KH-Entlassbrief im Praxisverwaltungssystem (PVS) der weiterbehandelnden Einrichtung wird die behandelnde Person vom Praxispersonal informiert. Anschließend sichtet diese den Entlassbrief, wählt die relevanten Informationen aus und übernimmt sie gezielt in das PVS.


    Vorteile für die Versorgung:

    1. Gezielte Vorbereitung der Nachbehandlung
      Durch die rechtzeitige Übermittlung des MIO KH-Entlassbriefs (per KIM/ePA) erhält die weiterbehandelnde Praxis oder Klinik bereits vor dem ersten Patientenkontakt alle relevanten medizinischen Informationen. So kann die Nachsorge individuell geplant und besser auf den konkreten Behandlungsbedarf abgestimmt werden.
    2. Entlastung des Praxispersonals
      Die Möglichkeit die Daten bereits vor dem Patientenkontakt zu verarbeiten schafft die Freiräume die Versorgungsprozesse in der LEI umzugestalten und entsprechende Maßnahmen für die Arzt-Patientenkonsultation vorzubereiten. Auch dem Arzt/der Ärztin wird ein neues Zeitfenster für die Sichtung der Dokumente und Befunde des Krankenhausaufenthalts ermöglicht. Durch das Potenzial der Umgestaltung können parallele Prozesse bei einem hochfrequentierten Praxisbesuch minimiert werden.
    3. Zeitersparnis im Behandlungsprozess
      Ein Beispiel für den im Punkt (2) genannten Vorteil ist beispielsweise die Reduzierung der Dauer und des Umfangs von Aufnahme- und Behandlungsgesprächen, da keine doppelte Erhebung von Daten nötig ist.
      Auch der administrative Aufwand während des Speicherns und Sichten des KH-E seitens der MFA kann durch die Zugangswege (KIM/ePA) und das Weglassen von bürokratischen Prozesse wie Drucken, Scannen und der manuellen Doppeldokumentation, bei einem hohem Patient:innen aufkommen am Tresen, reduziert werden.


    Erweiternd zu der Darstellung der Vorsichtung des MIO KH-E wird im Szenario (2) die Sichtung des MIO KH-E im direkten Behandlungskontext dargestellt. 


    Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA)


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    Prozessdarstellung in BPMN




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    Verlinkung verwendeten Basisprozessen:

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    • blau: Verweis auf einen an anderer Stelle einsehbaren aus modellierten Subprozess (z.B. Basisprozess, Grundprozess)
    • grün: MIO-spezifische Tasks, Zwischenereignisse bzw. Artefakte
    • orange: (un)spezifisches Zwischenereignis innerhalb eines Prozesses


    Anker
    GP-Speicherung
    GP-Speicherung

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    pageGrundprozesse
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    titleGrundprozess 31: MIO KH-E in PVS speichern

    Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

    • Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante MIO KH-Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert. 

    • Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistet.

    • Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E angepasst werden. Diese Umbenennung ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen bei. Beispielsweise kann der Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments.
    • Die Kommunikation über eine verschlüsselte E-Mail via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des  MIO KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.


    Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul


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    Prozessdarstellung in BPMN 






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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

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    • blau: Basisprozesse
    • grün: MIO-Bezug


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    GP-Datenübernahme
    GP-Datenübernahme

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    titleGrundprozess 42: Daten aus intialem MIO KH-E in PVS übernehmen

    Neben der primären Zielsetzung, die Datenübernahme ohne fehleranfällige manuelle Eingriffe zu realisieren, eröffnet die einfache und selektive Übertragung der Informationselemente aus dem MIO KH-Entlassbrief eine Nachnutzung der jeweiligen Informationen im weiteren Versorgungsprozess. 

    Der Prozess der Datenübernahme beginnt mit dem Aufruf des abgelegten MIO KH-Entlassbriefs. Dieses Format gewährleistet die standardisierte und maschinenlesbare Darstellung aller relevanten Informationen. Innerhalb dieses Dokuments sind alle administrativen Daten, wie beispielsweise Patientendaten, Kontaktdaten des Krankenhauses und des behandelnden Arztes, sowie die umfassenden medizinischen Informationen gemäß den Richtlinien des Rahmenvertrags Entlassmanagement (§ 39 Absatz 1a SGB V) strukturiert hinterlegt.

    • Durch die Integration des MIO KH-Entlassbriefs in das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. Primärsystem (PS) kann eine automatisierte Zuordnung der ausgewählten Inhalte in die jeweils dafür vorgesehenen Kategorien erfolgen – beispielsweise der Medikationen, Diagnosen oder durchgeführte Maßnahmen. Bei neuen und/ oder unbekannten Elementen kann die präkonfigurierte Zuordnung manuell bearbeitet und zugewiesen werden. Ergänzend wird empfohlen, dass das System im Hintergrund auch die Quelle der Information – in diesem Fall das MIO KH-E – eindeutig dokumentiert. Diese automatische Referenzierung erhöht die Nachvollziehbarkeit und unterstützt eine revisionssichere Dokumentation.
    • Um den behandelnden Ärzt:innen und dem Praxispersonal die Kontrolle über die zu übernehmenden Informationen zu gewährleisten, kann das PVS/PS dem Anwendenden die gezielte Auswahl der zu übernehmenden Informationen, zum Beispiel über Kontrollfelder (Checkboxen) ermöglichen. dadurch können bereits im Bearbeitungsmodus nach oder während der sorgfältigen Sichtung des Entlassbriefes die für die weitere Behandlung und Dokumentation relevanten medizinischen Informationen gezielt ausgewählt werden.

    •  Nach Fertigstellung der Sichtung und einer expliziten Bestätigung durch die behandelnde Person können die ausgewählten Elemente nahtlos in die jeweilige Chronologie des PVS/PS integriert werden.
    • Abschließend wird empfohlen, die übernommenen Elemente im jeweiligen Bereich des PVS/PS sichtbar anzuzeigen, um ein direktes Feedback zur erfolgreichen Migration der Daten zu geben.


    Beteiligte Systeme: Primärsystem (PS), Praxisverwaltungssystem (PVS)


    Bereich


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    Prozessdarstellung in BPMN 





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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

    • keine
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    Legende:

    • blau: Basisprozesse
    • grün: MIO-Bezug




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    titleSzenario: Praxis sichtet und verarbeitet das initiale MIO KH-E

    Wenn eine Vorsichtung und entsprechende Vorbereitung des MIO KH-Entlassbriefs nicht umgesetzt werden kann oder nicht in die prozessualen Abläufe der Praxis eingebettet wird, findet eine Sichtung sowie Verarbeitung im direkten Versorgungskontakt mit den Patient:innen statt.


    In diesem Szenario werden die bereits im Szenario (1) aufgegriffenen Grundprozesse der Speicherung des MIO KH-E sowie derDatenübernahme in  in den Kontext der Versorgung in der Praxis gesetzt. Mit der Verfügbarkeit des MIO KH-Entlassbriefs über den Abruf per KIM oder der elektronischen Patientenakte (ePA) des Patienten wird dieser gespeichert und der behandelnden Person im Behandlungszimmer zur Verfügung gestellt. Der/die Patient:in sucht das Wartezimmer auf und die Sichtung und Übernahme der Daten erfolgt im direkten Praxisgeschehen vor der direkten Konsultation. 

    Ein weiterer Abschnitt welcher sich hier vom vorherigen Szenario der Vorsichtung unterscheidet ist die Konsultation des Patienten und die damit einhergehenden Aktionen wie die Durchführung einer Anamnese sowie weiter medizinischer Maßnahmen und Absprachen.


    Vorteile für die Versorgung:


    1. Prozessoptimierung in der Behandlung
      Die Auswahl und technisch automatisierte Übertragung relevanter medizinischer Daten aus dem MIO KH-Entlassbrief in das Praxisverwaltungssystem (PVS) schafft durch die Vermeidung manueller Eingaben neue Zeitressourcen in der Versorgung.
    2. Strukturierte und vollständige Informationslage
      Eine einheitliche Datenstruktur erleichtert das strukturierte Lesen für das medizinische Fachpersonal und unterstützt eine vollständige Informationslage. Aufgrund einer rechtzeitigen Verfügbarkeit des Dokuments können Doppeluntersuchungen reduziert und fundierte medizinische Entscheidungen gefördert werden. 
    3. Stärkung der Patientensicherheit durch direkte Verfügbarkeit
      Die über die etablierten Übermittlungswege (KIM, ePA) direkt verfügbaren und lückenlosen Informationen im MIO KH-Entlassbrief stärken die Patientensicherheit maßgeblich.
      Sie dienen als verlässliche Entscheidungsgrundlage in der ambulanten Nachsorge, unterstützen eine kontinuierliche Versorgung und ermöglichen es, Behandlungsfehler zu vermeiden sowie Präventionsmaßnahmen rechtzeitig einzuleiten.


    Beteiligte Systeme:  Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA)

    Bereich


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    Prozessdarstellung in BPMN





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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen 

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    • blau: Verwaltungs-Task
    • grün: Signal-Task
    • orange: (un)spezifisches Zwischenereignis innerhalb eines Prozesses






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    pageGrundprozesse
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    titleGrundprozess 31: MIO KH-E in PVS speichern

    Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

    • Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante MIO KH-Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert. 

    • Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistet.

    • Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E angepasst werden. Diese Umbenennung ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen bei. Beispielsweise kann der Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments.
    • Die Kommunikation über eine verschlüsselte E-Mail via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des  MIO KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.


    Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul


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    Prozessdarstellung in BPMN 





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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

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    Legende

    • blau: Basisprozesse
    • grün: MIO-Bezug




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    titleGrundprozess 42: Daten aus intialem MIO KH-E in PVS übernehmen

    Neben der primären Zielsetzung, die Datenübernahme ohne fehleranfällige manuelle Eingriffe zu realisieren, eröffnet die einfache und selektive Übertragung der Informationselemente aus dem MIO KH-Entlassbrief eine Nachnutzung der jeweiligen Informationen im weiteren Versorgungsprozess. 

    Der Prozess der Datenübernahme beginnt mit dem Aufruf des abgelegten MIO KH-Entlassbriefs. Dieses Format gewährleistet die standardisierte und maschinenlesbare Darstellung aller relevanten Informationen. Innerhalb dieses Dokuments sind alle administrativen Daten, wie beispielsweise Patientendaten, Kontaktdaten des Krankenhauses und des behandelnden Arztes, sowie die umfassenden medizinischen Informationen gemäß den Richtlinien des Rahmenvertrags Entlassmanagement (§ 39 Absatz 1a SGB V) strukturiert hinterlegt.

    • Durch die Integration des MIO KH-Entlassbriefs in das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. Primärsystem (PS) kann eine automatisierte Zuordnung der ausgewählten Inhalte in die jeweils dafür vorgesehenen Kategorien erfolgen – beispielsweise der Medikationen, Diagnosen oder durchgeführte Maßnahmen. Bei neuen und/ oder unbekannten Elementen kann die präkonfigurierte Zuordnung manuell bearbeitet und zugewiesen werden. Ergänzend wird empfohlen, dass das System im Hintergrund auch die Quelle der Information – in diesem Fall das MIO KH-E – eindeutig dokumentiert. Diese automatische Referenzierung erhöht die Nachvollziehbarkeit und unterstützt eine revisionssichere Dokumentation.
    • Um den behandelnden Ärzt:innen und dem Praxispersonal die Kontrolle über die zu übernehmenden Informationen zu gewährleisten, kann das PVS/PS dem Anwendenden die gezielte Auswahl der zu übernehmenden Informationen, zum Beispiel über Kontrollfelder (Checkboxen) ermöglichen. dadurch können bereits im Bearbeitungsmodus nach oder während der sorgfältigen Sichtung des Entlassbriefes die für die weitere Behandlung und Dokumentation relevanten medizinischen Informationen gezielt ausgewählt werden.

    •  Nach Nach Fertigstellung der Sichtung und einer expliziten Bestätigung durch die behandelnde Person können die ausgewählten Elemente nahtlos in die jeweilige Chronologie des PVS/PS integriert werden.
    • Abschließend wird empfohlen, die übernommenen Elemente im jeweiligen Bereich des PVS/PS sichtbar anzuzeigen, um ein direktes Feedback zur erfolgreichen Migration der Daten zu geben.


    Beteiligte Systeme: Primärsystem (PS), Praxisverwaltungssystem (PVS)


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    Prozessdarstellung in BPMN 





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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

    • keine
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    Legende:

    • blau: Basisprozesse
    • grün: MIO-Bezug





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    titleGrundprozess 53: MIO KH-E an Einrichtung (Reha, Pflege) weiterleiten

    Je nach individuellem Bedarf und den spezifischen Anforderungen der Patientenversorgung kann das MIO KH-Entlassbrief – ergänzend zur Ablage in der elektronischen Patientenakte (ePA) – auch an weitere nachsorgende Einrichtungen übermittelt werden.

    Diese Einrichtungen können beispielsweise spezialisierte Rehabilitationszentren, stationäre oder ambulante Pflegeeinrichtungen, oder auch spezialisierte Facharztpraxen sein, die eine weiterführende Behandlung oder Betreuung des Patienten übernehmen. Um einen nahtlosen Übergang und eine optimale Informationsversorgung zu gewährleisten, wird das MIO KH-Entlassbrief via KIM versendet. Durch das Weiterleiten des MIO auf diesem Übermittlungsweg wird das Dokument direkt und als strukturiertes, digital verarbeitbares Dokument der jeweiligen Einrichtung zur Verfügung gestellt, und zwar idealerweise bereits vor der eigentlichen Aufnahme des Patienten.

    • Dies ermöglicht der nachbehandelnden Einrichtung, sich frühzeitig mit der Krankengeschichte, den Diagnosen, der durchgeführten Therapie und den Empfehlungen für die weitere Behandlung vertraut zu machen.
    • Die strukturierte Form des Dokuments erleichtert die Extraktion relevanter Informationen und deren Integration in die vorhandenen Systeme der Einrichtung.

    Alternativ, insbesondere in Situationen, in denen eine KIM-basierte Übertragung nicht möglich ist oder von der nachbehandelnden Einrichtung nicht unterstützt wird, wird das Dokument ausgedruckt und über analoge Wege per Fax oder per Post versendet.
    Auch der/die Patient:in selbst spielt eine aktive Rolle in der Informationsübermittlung. Er/Sie trägt eine Übermittlungsfunktion, indem diese/r eine Druckversion des KH-E für die Nachbehandlung mitführt und der jeweiligen Einrichtung aushändigt. 

    Obwohl eine detaillierte Analyse der Primärsysteme in Reha- und Pflegeeinrichtungen hier nicht im Fokus steht, ist davon auszugehen, dass auch dort in dem jeweiligen Primärsysteme eine Patientenkartei angelegt wird. In diese Akte werden verfügbare Dokumente, wie beispielsweise Arztbriefe, Laborberichte und radiologische Befunde, sowie wichtige Informationselemente, wie Medikamentenpläne, Allergien und Vorerkrankungen, übernommen. Die Integration dieser Informationen aus vorgelagerten Behandlungsschritten ist essenziell für eine kontinuierliche und abgestimmte Versorgung des Patienten. 


    Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, Primärsysteme (PS)


    Bereich


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    Prozessdarstellung in BPMN





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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen


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    Legende

    • blau: Basisprozesse
    • grün: MIO-Bezug






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    titleSzenario: Praxis kann versioniertes/finales MIO KH-E nachbereiten

    Im Versorgungsalltag ist es möglich, dass zum Zeitpunkt der stationären Entlassung noch nicht alle relevanten Befunde oder Informationen im MIO KH-Entlassbrief enthalten und/oder noch nicht alle im krankenhausinternen Vidierungsprozess vorgesehenen behandelnden Personen das MIO KH-E geprüft und signiert haben.

    Für diesen Fall ermöglicht das Szenario der Versionierung die Übermittlung einer weiteren Version oder der finalen Fassung des Entlassbriefs.
    Über etablierte Übermittlungswege – wie KIM oder die elektronische Patientenakte (ePA) – und bei entsprechender Zugriffsberechtigung können so ergänzende medizinische Informationen in einem aktualisierten Dokument an die weiterbehandelnde Person übermittelt und in das Praxisverwaltungssystem (PVS) integriert werden. 


    Vorteile für die Versorgung:


    1.  Effiziente Ergänzung medizinischer Informationen
      Die Datenübernahme eines versionierten MIO (KH-E) unterstützt eine strukturierte und zeiteffiziente Nachreichung zusätzlicher Informationen. So wird die Dokumentation einheitlich ergänzt, ohne manuelle Zwischenschritte. Die kontinuierliche Aktualität der Patientendaten in der Patientenkartei wird gewährleistet.
    2. Verbesserte Übersicht durch Änderungskennzeichnung
      Das Praxisverwaltungssystem (PVS) kann Änderungen oder Ergänzungen im Dokument gezielt kennzeichnen. So erkennt die lesende Person auf einen Blick, welche Informationen neu hinzugekommen sind – das spart Zeit und erhöht die Transparenz in der Versorgung.
    3. Optimierte Nachsorgeplanung
      Durch die gezielte Übermittlung aktueller, angepasster Informationen können Nachsorgeuntersuchungen und Folgebehandlungen besser vorbereitet und umgesetzt werden. schnelle und direkte Datenübernahme des versionierten Dokuments ermöglicht eine kontinuierliche Aktualität der Patientendaten. Diese aktuellen Daten ermöglichen es der behandelnden Personen auf Basis der neusten Informationen Entscheidungen zu treffen, welche zur Erhöhung der Behandlungsqualität beitragen können.


    Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA)


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    Prozessdarstellung in BPMN



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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

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    Legende

    • blau: Verwaltungs-Task
    • grün: Signal-Task
    • orange: (un)spezifisches Zwischenereignis innerhalb eines Prozesses





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    pageGrundprozesse
    sorttitle
    titleGrundprozess 31: MIO KH-E in PVS speichern

    Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

    • Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante MIO KH-Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert. 

    • Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistet.

    • Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E angepasst werden. Diese Umbenennung ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen bei. Beispielsweise kann der Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments.
    • Die Kommunikation über eine verschlüsselte E-Mail via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des  MIO KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.


    Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul


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    Prozessdarstellung in BPMN 





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    • blau: Basisprozesse
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    titleGrundprozess 53: MIO KH-E an Einrichtung (Reha, Pflege) weiterleiten

    Je nach individuellem Bedarf und den spezifischen Anforderungen der Patientenversorgung kann das MIO KH-Entlassbrief – ergänzend zur Ablage in der elektronischen Patientenakte (ePA) – auch an weitere nachsorgende Einrichtungen übermittelt werden.

    Diese Einrichtungen können beispielsweise spezialisierte Rehabilitationszentren, stationäre oder ambulante Pflegeeinrichtungen, oder auch spezialisierte Facharztpraxen sein, die eine weiterführende Behandlung oder Betreuung des Patienten übernehmen. Um einen nahtlosen Übergang und eine optimale Informationsversorgung zu gewährleisten, wird das MIO KH-Entlassbrief via KIM versendet. Durch das Weiterleiten des MIO auf diesem Übermittlungsweg wird das Dokument direkt und als strukturiertes, digital verarbeitbares Dokument der jeweiligen Einrichtung zur Verfügung gestellt, und zwar idealerweise bereits vor der eigentlichen Aufnahme des Patienten.

    • Dies ermöglicht der nachbehandelnden Einrichtung, sich frühzeitig mit der Krankengeschichte, den Diagnosen, der durchgeführten Therapie und den Empfehlungen für die weitere Behandlung vertraut zu machen.
    • Die strukturierte Form des Dokuments erleichtert die Extraktion relevanter Informationen und deren Integration in die vorhandenen Systeme der Einrichtung.

    Alternativ, insbesondere in Situationen, in denen eine KIM-basierte Übertragung nicht möglich ist oder von der nachbehandelnden Einrichtung nicht unterstützt wird, wird das Dokument ausgedruckt und über analoge Wege per Fax oder per Post versendet.
    Auch der/die Patient:in selbst spielt eine aktive Rolle in der Informationsübermittlung. Er/Sie trägt eine Übermittlungsfunktion, indem diese/r eine Druckversion des KH-E für die Nachbehandlung mitführt und der jeweiligen Einrichtung aushändigt. 

    Obwohl eine detaillierte Analyse der Primärsysteme in Reha- und Pflegeeinrichtungen hier nicht im Fokus steht, ist davon auszugehen, dass auch dort in dem jeweiligen Primärsysteme eine Patientenkartei angelegt wird. In diese Akte werden verfügbare Dokumente, wie beispielsweise Arztbriefe, Laborberichte und radiologische Befunde, sowie wichtige Informationselemente, wie Medikamentenpläne, Allergien und Vorerkrankungen, übernommen. Die Integration dieser Informationen aus vorgelagerten Behandlungsschritten ist essenziell für eine kontinuierliche und abgestimmte Versorgung des Patienten. 


    Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, Primärsysteme (PS)

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    Prozessdarstellung in BPMN




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    Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen


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    Legende

    • blau: Basisprozesse
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    titleGrundprozess 64: Daten aus versionierten MIO KH-E in PVS übernehmen (Behandelnde Person)

    Nach Abschluss der finalen Bearbeitung des Krankenhaus-Entlassbrief(e)s durch die behandelnde klinische Einrichtung wird eine weitere, finale Version des MIO KH-Entlassbriefs an die weiterbehandelnde Person übermittelt. 

    Diese finale Version ist von entscheidender Bedeutung, da sie eventuell noch ausstehende Befunde enthält, die erst bis zum Tag der Entlassung vorlagen, oder zusätzliche, wichtige Informationen, die für die Nachsorge des Patienten von Relevanz sind und daher bei der Planung und Durchführung der weiteren Behandlung unbedingt berücksichtigt werden sollten. Die Versionierung des MIO erreicht die Praxis über diverse Übermittlungswege. Einerseits kann ein Versenden per KIM mit dem MIO im Anhang einen direkten Weg in der Arzt-zu-Arzt-Kommunikation darstellen. Anderseits ist das Abrufen des MIO über die elektronische Patientenakte (ePA) des Patienten unter der Voraussetzung bestehender Zugriffsberechtigung möglich. Das MIO KH-Entlassbrief wird entsprechend im Praxisverwaltungssystem (PVS) gespeichert und gesichtet.

    • Um eine rasche Erkennung und effiziente Übernahme der wesentlichen, geänderten Informationen zu erleichtern, könnten die neu hinzugefügten oder modifizierten Elemente in der Anzeige des KH-E idealerweise farblich hervorgehoben oder markiert sein. Diese visuelle Unterscheidung würde es dem medizinischen Fachpersonal ermöglichen, sich umgehend auf die relevanten Aktualisierungen zu konzentrieren.
    • Die relevanten medizinischen Informationen können bereits während der Sichtung des MIO ausgewählt und in die Patientenkartei des PVS/PS übernommen werden. 


    Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM Client-Modul


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    Prozessdarstellung in BPMN 





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    • blau: Basisprozesse
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    titleSzenario: Patient:in kann MIO KH-E (in ePA) nachnutzen

    In der heutigen Versorgungslandschaft nehmen Patient:innen eine zunehmend aktive Rolle ein. Auch über den direkten Nutzungskontext der behandelnden Personen hinaus können sie das medizinische Informationsobjekt (MIO) KH-E im Rahmen ihrer Gesundheitsversorgung weiterverwenden. Der Zugriff auf standardisierte Dokumente wie das MIO KH-E über die elektronische Patientenakte (ePA) eröffnet vielseitige Möglichkeiten, diese Informationen in die persönliche Gesundheitsverwaltung zu integrieren.


    So haben Patient:innen beispielsweise die Möglichkeit, relevante Dokumente aus der ePA herunterzuladen und lokal auf ihren eigenen Endgeräten zu speichern. Diese lokal gespeicherten Informationen können sie bei Bedarf ausdrucken oder digital weitergeben – etwa an behandelnde Ärzt:innen, Angehörige oder zur eigenen Dokumentation. Dieser gewünschte Funktionsumfang, auch strukturierte Datenelemente zu drucken oder als PDF-A Dokument bereitzustellen, könnte über das Frontend des Versicherten (FdV) in der ePA-App umgesetzt werden und könnte die Patient:innen in ihrer Eigenverantwortung stärken.

    Die dadurch entstehende Flexibilität erlaubt es Versicherten, ihre Gesundheitsdaten selbstbestimmt zu verwalten und gezielt weiterzugeben. Die patientengeführte Akte ermöglicht es ihnen zudem, die Zugriffsrechte auf gespeicherte medizinische Dokumente wie das MIO KH-E individuell zu steuern. Patient:innen können eigenständig festlegen, welche behandelnden Personen oder Leistungserbringerinstitutionen  (LEI) auf bestimmte Inhalte ihrer ePA zugreifen dürfen. Auch die standardmäßige Zugriffsfrist von 90 Tagen für den KH-Entlassbrief kann im Bedarfsfall verlängert werden, beispielsweise wenn eine längerfristige Nachbehandlung oder eine Zweitmeinung notwendig ist. Ebenso haben sie jederzeit die Möglichkeit, bereits erteilte Zugriffsrechte vorzeitig zu widerrufen. Diese granulare Steuerung der Zugriffsrechte stärkt die informationelle Selbstbestimmung der Versicherten maßgeblich.

    Gerade im Hinblick auf die angestrebte verbesserte Vernetzung zwischen stationären und ambulanten Sektoren kann die Verlängerung des Zugriffs auf den KH-Entlassbrief sowie auf weitere medizinische Dokumente einen wichtigen Beitrag zur Versorgung leisten. Für ambulant behandelnde Personen schafft dies die Möglichkeit, sich ein umfassenderes Bild von der stationären Behandlungshistorie zu machen, was die Kontinuität der Versorgung erleichtert und Behandlungsentscheidungen verbessert.

    Darüber hinaus bleibt es den Patient:innen jederzeit vorbehalten, das MIO KH-E vollständig aus ihrer ePA zu löschen. Diese Option unterstreicht das Prinzip der informationellen Selbstbestimmung und garantiert ihnen, jederzeit die Kontrolle über ihre Gesundheitsdaten zu behalten. Die aktive Einbindung der Patient:innen in die Nachnutzung ihrer Krankenhausdaten ist somit ein entscheidender Schritt in Richtung einer modernen, patientenzentrierten und vernetzten Gesundheitsversorgung.


    Vorteile für die Versorgung:


    1. Direkte Bereitstellung durch Patient:innen
      Das       MIO KH-E bietet einen bedeutenden Vorteil in der Patientenversorgung: Es kann direkt und digital von Patient:innen selbst über die elektronische Patientenakte (ePA) im relevanten Versorgungskontext bereitgestellt werden.  Der digitale Übermittlungsweg per ePA kann die zeitraubende manuelle Prozesse, bei denen die behandelnde Person aktiv Informationen einholen und zusammentragen müssen reduzieren, da die notwendigen Daten unmittelbar und in strukturierter Form an einem Ort zur Verfügung gestellt werden. Auch die Übersicht von älteren Befunden und eArztbriefen kann zu einer ganzheitlichen Anamnese beitragen. 
    2.  Reduktion Reduktion manueller Informationsbeschaffung
      Ärzte und medizinisches Fachpersonal können sich unmittelbar auf die Analyse der vorliegenden Informationen und die Entwicklung der Maßnahmen für die Versorgung konzentrieren. Doppelte Untersuchungen, unnötige Rückfragen und Verzögerungen im Behandlungsablauf können reduziert werden. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen und einer verbesserten Patientenversorgung.
    3. Stärkung der Patient:innenbeteiligung
      Darüber hinaus fördert die Transparenz und Zugänglichkeit der Informationen, die das MIO KH-E bietet, die aktive Beteiligung des Patienten am eigenen Behandlungsprozess und stärkt das Vertrauensverhältnis zwischen Patient:in und behandelnder Person. Durch die verbesserte Datenlage können auch informierte Entscheidungen verbessert getroffen und die Qualität der Behandlung langfristig gesteigert werden.



    Beteiligte Systeme:  Frontend des Versicherten (FdV), elektronische Patientenakte (ePA)


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    LinkTitle zum Fallbeispiel & UX-Visualisierungen

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