Hinweis

Die folgende Prozessdarstellungen geben eine Übersicht über einen möglichen zukünftigen Versorgungsstand mit dem medizinischen Informationsobjekt (MIO) KH-Entlassbrief. 
Durch die textuelle Beschreibung wird das Verständnis sowie der Transfer der wichtigen Informationen in den Prozessen unterstützt. Die BPMN-Prozesse je Szenario sowie eingebetteten Grundprozessen können nachfolgend über einen einfachen Klick in der Bilddatei detailliert gesichtet werden.


Im folgenden Szenario wird dargestellt, wie die Sichtung des MIO KH-Entlassbrief in Echtzeit ablaufen kann. Dabei liegt der Fokus auf der unmittelbaren Verfügbarkeit relevanter medizinischer Informationen direkt im Praxisverwaltungssystem (PVS) der LEI – noch vor dem physischen Eintreffen der Patientin bzw. des Patienten.

Dieses Szenario verdeutlicht, wie durch die frühzeitige Sichtung eine gezielte Vorbereitung der ärztlichen und organisatorischen Maßnahmen möglich wird. Das im Versorgungskontext ermittelte Szenario wurde vor allem in Gesprächen mit Leistungserbringer:innen priorisiert, beispielsweise bei sehr komplexen oder bereits bekannten Behandlungsfällen, um einen zeitlichen Vorteil in der Versorgung zu schaffen.

Nach der Speicherung und Ablage des MIO KH-E im Praxisverwaltungssystem (PVS) der weiterbehandelnden Einrichtung wird die behandelnde Person vom Praxispersonal informiert. Anschließend sichtet diese den Entlassbrief, wählt die relevanten Informationen aus und übernimmt sie gezielt in das PVS.


Vorteile für die Versorgung:

  1. Gezielte Vorbereitung der Nachbehandlung
    Durch die rechtzeitige Übermittlung des MIO KH-Entlassbriefs (per KIM/ePA) erhält die weiterbehandelnde Praxis oder Klinik bereits vor dem ersten Patientenkontakt alle relevanten medizinischen Informationen. So kann die Nachsorge individuell geplant und besser auf den konkreten Behandlungsbedarf abgestimmt werden.
  2. Entlastung des Praxispersonals
    Die Möglichkeit die Daten bereits vor dem Patientenkontakt zu verarbeiten schafft die Freiräume die Versorgungsprozesse in der LEI umzugestalten und entsprechende Maßnahmen für die Arzt-Patientenkonsultation vorzubereiten. Auch dem Arzt/der Ärztin wird ein neues Zeitfenster für die Sichtung der Dokumente und Befunde des Krankenhausaufenthalts ermöglicht. Durch das Potenzial der Umgestaltung können parallele Prozesse bei einem hochfrequentierten Praxisbesuch minimiert werden.
  3. Zeitersparnis im Behandlungsprozess
    Ein Beispiel für den im Punkt (2) genannten Vorteil ist beispielsweise die Reduzierung der Dauer und des Umfangs von Aufnahme- und Behandlungsgesprächen, da keine doppelte Erhebung von Daten nötig ist.
    Auch der administrative Aufwand während des Speicherns und Sichten des KH-E seitens der MFA kann durch die Zugangswege (KIM/ePA) und das Weglassen von bürokratischen Prozesse wie Drucken, Scannen und der manuellen Doppeldokumentation, bei einem hohem Patient:innen aufkommen am Tresen, reduziert werden.


Erweiternd zu der Darstellung der Vorsichtung des MIO KH-E wird im Szenario (2) die Sichtung des MIO KH-E im direkten Behandlungskontext dargestellt. 


Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA)


Prozessdarstellung in BPMN




Verlinkung verwendeten Basisprozessen:

Legende

  • blau: Verweis auf einen an anderer Stelle einsehbaren aus modellierten Subprozess (z.B. Basisprozess, Grundprozess)
  • grün: MIO-spezifische Tasks, Zwischenereignisse bzw. Artefakte
  • orange: (un)spezifisches Zwischenereignis innerhalb eines Prozesses

Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

  • Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante MIO KH-Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert. 

  • Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistet.

  • Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E angepasst werden. Diese Umbenennung ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen bei. Beispielsweise kann der Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments.
  • Die Kommunikation über eine verschlüsselte E-Mail via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des  MIO KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.


Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul


Prozessdarstellung in BPMN 




Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

Legende

  • blau: Basisprozesse
  • grün: MIO-Bezug


Neben der primären Zielsetzung, die Datenübernahme ohne fehleranfällige manuelle Eingriffe zu realisieren, eröffnet die einfache und selektive Übertragung der Informationselemente aus dem MIO KH-Entlassbrief eine Nachnutzung der jeweiligen Informationen im weiteren Versorgungsprozess. 

Der Prozess der Datenübernahme beginnt mit dem Aufruf des abgelegten MIO KH-Entlassbriefs. Dieses Format gewährleistet die standardisierte und maschinenlesbare Darstellung aller relevanten Informationen. Innerhalb dieses Dokuments sind alle administrativen Daten, wie beispielsweise Patientendaten, Kontaktdaten des Krankenhauses und des behandelnden Arztes, sowie die umfassenden medizinischen Informationen gemäß den Richtlinien des Rahmenvertrags Entlassmanagement (§ 39 Absatz 1a SGB V) strukturiert hinterlegt.

  • Durch die Integration des MIO KH-Entlassbriefs in das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. Primärsystem (PS) kann eine automatisierte Zuordnung der ausgewählten Inhalte in die jeweils dafür vorgesehenen Kategorien erfolgen – beispielsweise der Medikationen, Diagnosen oder durchgeführte Maßnahmen. Bei neuen und/ oder unbekannten Elementen kann die präkonfigurierte Zuordnung manuell bearbeitet und zugewiesen werden. Ergänzend wird empfohlen, dass das System im Hintergrund auch die Quelle der Information – in diesem Fall das MIO KH-E – eindeutig dokumentiert. Diese automatische Referenzierung erhöht die Nachvollziehbarkeit und unterstützt eine revisionssichere Dokumentation.
  • Um den behandelnden Ärzt:innen und dem Praxispersonal die Kontrolle über die zu übernehmenden Informationen zu gewährleisten, kann das PVS/PS dem Anwendenden die gezielte Auswahl der zu übernehmenden Informationen, zum Beispiel über Kontrollfelder (Checkboxen) ermöglichen. dadurch können bereits im Bearbeitungsmodus nach oder während der sorgfältigen Sichtung des Entlassbriefes die für die weitere Behandlung und Dokumentation relevanten medizinischen Informationen gezielt ausgewählt werden.

  •  Nach Fertigstellung der Sichtung und einer expliziten Bestätigung durch die behandelnde Person können die ausgewählten Elemente nahtlos in die jeweilige Chronologie des PVS/PS integriert werden.
  • Abschließend wird empfohlen, die übernommenen Elemente im jeweiligen Bereich des PVS/PS sichtbar anzuzeigen, um ein direktes Feedback zur erfolgreichen Migration der Daten zu geben.


Beteiligte Systeme: Primärsystem (PS), Praxisverwaltungssystem (PVS)


Prozessdarstellung in BPMN 



Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

  • keine

Legende:

  • blau: Basisprozesse
  • grün: MIO-Bezug




Wenn eine Vorsichtung und entsprechende Vorbereitung des MIO KH-Entlassbriefs nicht umgesetzt werden kann oder nicht in die prozessualen Abläufe der Praxis eingebettet wird, findet eine Sichtung sowie Verarbeitung im direkten Versorgungskontakt mit den Patient:innen statt.


In diesem Szenario werden die bereits im Szenario (1) aufgegriffenen Grundprozesse der Speicherung des MIO KH-E sowie der Datenübernahme in den Kontext der Versorgung in der Praxis gesetzt. Mit der Verfügbarkeit des MIO KH-Entlassbriefs über den Abruf per KIM oder der elektronischen Patientenakte (ePA) des Patienten wird dieser gespeichert und der behandelnden Person im Behandlungszimmer zur Verfügung gestellt. Der/die Patient:in sucht das Wartezimmer auf und die Sichtung und Übernahme der Daten erfolgt im direkten Praxisgeschehen vor der direkten Konsultation. 

Ein weiterer Abschnitt welcher sich hier vom vorherigen Szenario der Vorsichtung unterscheidet ist die Konsultation des Patienten und die damit einhergehenden Aktionen wie die Durchführung einer Anamnese sowie weiter medizinischer Maßnahmen und Absprachen.


Vorteile für die Versorgung:


  1. Prozessoptimierung in der Behandlung
    Die Auswahl und technisch automatisierte Übertragung relevanter medizinischer Daten aus dem MIO KH-Entlassbrief in das Praxisverwaltungssystem (PVS) schafft durch die Vermeidung manueller Eingaben neue Zeitressourcen in der Versorgung.
  2. Strukturierte und vollständige Informationslage
    Eine einheitliche Datenstruktur erleichtert das strukturierte Lesen für das medizinische Fachpersonal und unterstützt eine vollständige Informationslage. Aufgrund einer rechtzeitigen Verfügbarkeit des Dokuments können Doppeluntersuchungen reduziert und fundierte medizinische Entscheidungen gefördert werden. 
  3. Stärkung der Patientensicherheit durch direkte Verfügbarkeit
    Die über die etablierten Übermittlungswege (KIM, ePA) direkt verfügbaren und lückenlosen Informationen im MIO KH-Entlassbrief stärken die Patientensicherheit maßgeblich.
    Sie dienen als verlässliche Entscheidungsgrundlage in der ambulanten Nachsorge, unterstützen eine kontinuierliche Versorgung und ermöglichen es, Behandlungsfehler zu vermeiden sowie Präventionsmaßnahmen rechtzeitig einzuleiten.


Beteiligte Systeme:  Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA)


Prozessdarstellung in BPMN





Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen 

Legende

  • blau: Verwaltungs-Task
  • grün: Signal-Task
  • orange: (un)spezifisches Zwischenereignis innerhalb eines Prozesses




Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

  • Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante MIO KH-Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert. 

  • Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistet.

  • Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E angepasst werden. Diese Umbenennung ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen bei. Beispielsweise kann der Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments.
  • Die Kommunikation über eine verschlüsselte E-Mail via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des  MIO KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.


Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul


Prozessdarstellung in BPMN 



Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

Legende

  • blau: Basisprozesse
  • grün: MIO-Bezug




Neben der primären Zielsetzung, die Datenübernahme ohne fehleranfällige manuelle Eingriffe zu realisieren, eröffnet die einfache und selektive Übertragung der Informationselemente aus dem MIO KH-Entlassbrief eine Nachnutzung der jeweiligen Informationen im weiteren Versorgungsprozess. 

Der Prozess der Datenübernahme beginnt mit dem Aufruf des abgelegten MIO KH-Entlassbriefs. Dieses Format gewährleistet die standardisierte und maschinenlesbare Darstellung aller relevanten Informationen. Innerhalb dieses Dokuments sind alle administrativen Daten, wie beispielsweise Patientendaten, Kontaktdaten des Krankenhauses und des behandelnden Arztes, sowie die umfassenden medizinischen Informationen gemäß den Richtlinien des Rahmenvertrags Entlassmanagement (§ 39 Absatz 1a SGB V) strukturiert hinterlegt.

  • Durch die Integration des MIO KH-Entlassbriefs in das Praxisverwaltungssystem (PVS) bzw. Primärsystem (PS) kann eine automatisierte Zuordnung der ausgewählten Inhalte in die jeweils dafür vorgesehenen Kategorien erfolgen – beispielsweise der Medikationen, Diagnosen oder durchgeführte Maßnahmen. Bei neuen und/ oder unbekannten Elementen kann die präkonfigurierte Zuordnung manuell bearbeitet und zugewiesen werden. Ergänzend wird empfohlen, dass das System im Hintergrund auch die Quelle der Information – in diesem Fall das MIO KH-E – eindeutig dokumentiert. Diese automatische Referenzierung erhöht die Nachvollziehbarkeit und unterstützt eine revisionssichere Dokumentation.
  • Um den behandelnden Ärzt:innen und dem Praxispersonal die Kontrolle über die zu übernehmenden Informationen zu gewährleisten, kann das PVS/PS dem Anwendenden die gezielte Auswahl der zu übernehmenden Informationen, zum Beispiel über Kontrollfelder (Checkboxen) ermöglichen. dadurch können bereits im Bearbeitungsmodus nach oder während der sorgfältigen Sichtung des Entlassbriefes die für die weitere Behandlung und Dokumentation relevanten medizinischen Informationen gezielt ausgewählt werden.

  •  Nach Fertigstellung der Sichtung und einer expliziten Bestätigung durch die behandelnde Person können die ausgewählten Elemente nahtlos in die jeweilige Chronologie des PVS/PS integriert werden.
  • Abschließend wird empfohlen, die übernommenen Elemente im jeweiligen Bereich des PVS/PS sichtbar anzuzeigen, um ein direktes Feedback zur erfolgreichen Migration der Daten zu geben.


Beteiligte Systeme: Primärsystem (PS), Praxisverwaltungssystem (PVS)


Prozessdarstellung in BPMN 



Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

  • keine

Legende:

  • blau: Basisprozesse
  • grün: MIO-Bezug





Je nach individuellem Bedarf und den spezifischen Anforderungen der Patientenversorgung kann das MIO KH-Entlassbrief – ergänzend zur Ablage in der elektronischen Patientenakte (ePA) – auch an weitere nachsorgende Einrichtungen übermittelt werden.

Diese Einrichtungen können beispielsweise spezialisierte Rehabilitationszentren, stationäre oder ambulante Pflegeeinrichtungen, oder auch spezialisierte Facharztpraxen sein, die eine weiterführende Behandlung oder Betreuung des Patienten übernehmen. Um einen nahtlosen Übergang und eine optimale Informationsversorgung zu gewährleisten, wird das MIO KH-Entlassbrief via KIM versendet. Durch das Weiterleiten des MIO auf diesem Übermittlungsweg wird das Dokument direkt und als strukturiertes, digital verarbeitbares Dokument der jeweiligen Einrichtung zur Verfügung gestellt, und zwar idealerweise bereits vor der eigentlichen Aufnahme des Patienten.

  • Dies ermöglicht der nachbehandelnden Einrichtung, sich frühzeitig mit der Krankengeschichte, den Diagnosen, der durchgeführten Therapie und den Empfehlungen für die weitere Behandlung vertraut zu machen.
  • Die strukturierte Form des Dokuments erleichtert die Extraktion relevanter Informationen und deren Integration in die vorhandenen Systeme der Einrichtung.

Alternativ, insbesondere in Situationen, in denen eine KIM-basierte Übertragung nicht möglich ist oder von der nachbehandelnden Einrichtung nicht unterstützt wird, wird das Dokument ausgedruckt und über analoge Wege per Fax oder per Post versendet.
Auch der/die Patient:in selbst spielt eine aktive Rolle in der Informationsübermittlung. Er/Sie trägt eine Übermittlungsfunktion, indem diese/r eine Druckversion des KH-E für die Nachbehandlung mitführt und der jeweiligen Einrichtung aushändigt. 

Obwohl eine detaillierte Analyse der Primärsysteme in Reha- und Pflegeeinrichtungen hier nicht im Fokus steht, ist davon auszugehen, dass auch dort in dem jeweiligen Primärsysteme eine Patientenkartei angelegt wird. In diese Akte werden verfügbare Dokumente, wie beispielsweise Arztbriefe, Laborberichte und radiologische Befunde, sowie wichtige Informationselemente, wie Medikamentenpläne, Allergien und Vorerkrankungen, übernommen. Die Integration dieser Informationen aus vorgelagerten Behandlungsschritten ist essenziell für eine kontinuierliche und abgestimmte Versorgung des Patienten. 


Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, Primärsysteme (PS)


Prozessdarstellung in BPMN



Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen


Legende

  • blau: Basisprozesse
  • grün: MIO-Bezug






Im Versorgungsalltag kann es vorkommen, dass zum Zeitpunkt der stationären Entlassung noch nicht alle relevanten Befunde oder Informationen im MIO KH-Entlassbrief enthalten sind.

Für diesen Fall ermöglicht das Szenario der Versionierung die Übermittlung einer weiteren Version oder der finalen Fassung des Entlassbriefs.
Über etablierte Übermittlungswege – wie KIM oder die elektronische Patientenakte (ePA) – und bei entsprechender Zugriffsberechtigung können so ergänzende medizinische Informationen in einem aktualisierten Dokument an die weiterbehandelnde Person übermittelt und in das Praxisverwaltungssystem (PVS) integriert werden. 


Vorteile für die Versorgung:


  1.  Effiziente Ergänzung medizinischer Informationen
    Die Datenübernahme eines versionierten MIO (KH-E) unterstützt eine strukturierte und zeiteffiziente Nachreichung zusätzlicher Informationen. So wird die Dokumentation einheitlich ergänzt, ohne manuelle Zwischenschritte. Die kontinuierliche Aktualität der Patientendaten in der Patientenkartei wird gewährleistet.
  2. Verbesserte Übersicht durch Änderungskennzeichnung
    Das Praxisverwaltungssystem (PVS) kann Änderungen oder Ergänzungen im Dokument gezielt kennzeichnen. So erkennt die lesende Person auf einen Blick, welche Informationen neu hinzugekommen sind – das spart Zeit und erhöht die Transparenz in der Versorgung.
  3. Optimierte Nachsorgeplanung
    Durch die gezielte Übermittlung aktueller, angepasster Informationen können Nachsorgeuntersuchungen und Folgebehandlungen besser vorbereitet und umgesetzt werden. schnelle und direkte Datenübernahme des versionierten Dokuments ermöglicht eine kontinuierliche Aktualität der Patientendaten. Diese aktuellen Daten ermöglichen es der behandelnden Personen auf Basis der neusten Informationen Entscheidungen zu treffen, welche zur Erhöhung der Behandlungsqualität beitragen können.


Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, elektronische Patientenakte (ePA)


Prozessdarstellung in BPMN



Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

Legende

  • blau: Verwaltungs-Task
  • grün: Signal-Task
  • orange: (un)spezifisches Zwischenereignis innerhalb eines Prozesses



Um die lückenlose und effiziente Weiterversorgung von Patient:innen nach einem Krankenhausaufenthalt zu gewährleisten, ist ein zeitnaher und unkomplizierter Zugriff auf relevante medizinische Informationen von entscheidender Bedeutung. Im Mittelpunkt steht hierbei der Krankenhaus-Entlassbrief (KH-E), der zusammen mit weiteren wichtigen Dokumenten wie beispielsweise Laborberichten, radiologischen Befunden und Medikationsplänen (eMP) eine umfassende Übersicht über die stationäre Behandlung bietet. Um diesen Informationsfluss zu optimieren und die Verfügbarkeit dieser Dokumente in der weiterbehandelnden Arztpraxis sicherzustellen, wird ein  Zugriff auf die elektronische Patientenakten (ePA-Zugriff) durch die behandelnde Leistungserbringerinstitution (LEI), sprich die Arztpraxis oder das Medizinische Versorgungszentrum, auf die im Krankenhaus hochgeladenen Dokumente ermöglicht.

  • Nach erfolgreicher Authentifizierung und Überprüfung der Berechtigungen erfolgt eine Vorsichtung des verfügbaren Dokumentenbestandes innerhalb der ePA. Diese Vorsichtung dient dazu, das relevante MIO KH-Entlassbrief schnell und effizient zu identifizieren. Im Anschluss der (korrekten) Auswahl wird das MIO in die Patientenkartei des Praxisverwaltungssystems (PVS) der weiterbehandelnden Praxis integriert werden. Dadurch, dass das MIO KH-Entlassbrief aus der spezifischen ePA heraus geöffnet wird, erfolgt die Zuordnung zur korrekten Patientenkartei in der Regel automatisch auf technischer Ebene. Auf diese Weise ist das Risiko manueller Zuordnungsfehler deutlich minimiert. 

  • Nach Abschluss des Vorgangs sollte der Ablageort des Dokuments in der Patientenkartei klar ersichtlich sein und sowohl der behandelnden Ärztin bzw. dem behandelnden Arzt als auch dem Praxispersonal angezeigt werden. Dadurch wird ein unmittelbarer Zugriff sowie eine einfache Wiederauffindbarkeit im Bedarfsfall gewährleistet.

  • Innerhalb der geschützten Umgebung der Patientenkartei kann bei Bedarf der Titel des MIO KH-E angepasst werden. Diese Umbenennung ermöglicht eine nahtlose Integration des Dokuments in die interne Ablagestruktur des Praxisverwaltungssystems (PVS) und trägt zu einer einheitlichen, übersichtlichen Organisation der Patienteninformationen bei. Beispielsweise kann der Titel des Dokuments an die internen Namenskonventionen der Praxis angepasst werden, um eine einfache Zuordnung und Suche zu ermöglichen. Die Umbenennung dient ausschließlich der internen Organisation und hat keinen Einfluss auf die Metadaten oder die Inhalt des Dokuments.
  • Die Kommunikation über eine verschlüsselte E-Mail via KIM (Kommunikation im Gesundheitswesen) stellt neben der Patient:innen geführten Übermittlung einen einfachen und sichere Weiterleitung der benötigten Informationen für die Nachsorge dar. Der Abruf sowie die Speicherung des  MIO KH-E über KIM wird in dem Basisprozess (KIM-Nachricht abrufen) abgebildet.


Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM-Client Modul


Prozessdarstellung in BPMN 



Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen

Legende

  • blau: Basisprozesse
  • grün: MIO-Bezug




Je nach individuellem Bedarf und den spezifischen Anforderungen der Patientenversorgung kann das MIO KH-Entlassbrief – ergänzend zur Ablage in der elektronischen Patientenakte (ePA) – auch an weitere nachsorgende Einrichtungen übermittelt werden.

Diese Einrichtungen können beispielsweise spezialisierte Rehabilitationszentren, stationäre oder ambulante Pflegeeinrichtungen, oder auch spezialisierte Facharztpraxen sein, die eine weiterführende Behandlung oder Betreuung des Patienten übernehmen. Um einen nahtlosen Übergang und eine optimale Informationsversorgung zu gewährleisten, wird das MIO KH-Entlassbrief via KIM versendet. Durch das Weiterleiten des MIO auf diesem Übermittlungsweg wird das Dokument direkt und als strukturiertes, digital verarbeitbares Dokument der jeweiligen Einrichtung zur Verfügung gestellt, und zwar idealerweise bereits vor der eigentlichen Aufnahme des Patienten.

  • Dies ermöglicht der nachbehandelnden Einrichtung, sich frühzeitig mit der Krankengeschichte, den Diagnosen, der durchgeführten Therapie und den Empfehlungen für die weitere Behandlung vertraut zu machen.
  • Die strukturierte Form des Dokuments erleichtert die Extraktion relevanter Informationen und deren Integration in die vorhandenen Systeme der Einrichtung.

Alternativ, insbesondere in Situationen, in denen eine KIM-basierte Übertragung nicht möglich ist oder von der nachbehandelnden Einrichtung nicht unterstützt wird, wird das Dokument ausgedruckt und über analoge Wege per Fax oder per Post versendet.
Auch der/die Patient:in selbst spielt eine aktive Rolle in der Informationsübermittlung. Er/Sie trägt eine Übermittlungsfunktion, indem diese/r eine Druckversion des KH-E für die Nachbehandlung mitführt und der jeweiligen Einrichtung aushändigt. 

Obwohl eine detaillierte Analyse der Primärsysteme in Reha- und Pflegeeinrichtungen hier nicht im Fokus steht, ist davon auszugehen, dass auch dort in dem jeweiligen Primärsysteme eine Patientenkartei angelegt wird. In diese Akte werden verfügbare Dokumente, wie beispielsweise Arztbriefe, Laborberichte und radiologische Befunde, sowie wichtige Informationselemente, wie Medikamentenpläne, Allergien und Vorerkrankungen, übernommen. Die Integration dieser Informationen aus vorgelagerten Behandlungsschritten ist essenziell für eine kontinuierliche und abgestimmte Versorgung des Patienten. 


Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), KIM Client-Modul, Primärsysteme (PS)

Prozessdarstellung in BPMN


Verlinkung zu verwendeten Basisprozessen


Legende

  • blau: Basisprozesse
  • grün: MIO-Bezug






Nach Abschluss der finalen Bearbeitung des Krankenhaus-Entlassbrief(e)s durch die behandelnde klinische Einrichtung wird eine weitere, finale Version des MIO KH-Entlassbriefs an die weiterbehandelnde Person übermittelt. 

Diese finale Version ist von entscheidender Bedeutung, da sie eventuell noch ausstehende Befunde enthält, die erst bis zum Tag der Entlassung vorlagen, oder zusätzliche, wichtige Informationen, die für die Nachsorge des Patienten von Relevanz sind und daher bei der Planung und Durchführung der weiteren Behandlung unbedingt berücksichtigt werden sollten. Die Versionierung des MIO erreicht die Praxis über diverse Übermittlungswege. Einerseits kann ein Versenden per KIM mit dem MIO im Anhang einen direkten Weg in der Arzt-zu-Arzt-Kommunikation darstellen. Anderseits ist das Abrufen des MIO über die elektronische Patientenakte (ePA) des Patienten unter der Voraussetzung bestehender Zugriffsberechtigung möglich. Das MIO KH-Entlassbrief wird entsprechend im Praxisverwaltungssystem (PVS) gespeichert und gesichtet.

  • Um eine rasche Erkennung und effiziente Übernahme der wesentlichen, geänderten Informationen zu erleichtern, könnten die neu hinzugefügten oder modifizierten Elemente in der Anzeige des KH-E idealerweise farblich hervorgehoben oder markiert sein. Diese visuelle Unterscheidung würde es dem medizinischen Fachpersonal ermöglichen, sich umgehend auf die relevanten Aktualisierungen zu konzentrieren.
  • Die relevanten medizinischen Informationen können bereits während der Sichtung des MIO ausgewählt und in die Patientenkartei des PVS/PS übernommen werden. 


Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssystem (PVS), elektronische Patientenakte (ePA), KIM Client-Modul


Prozessdarstellung in BPMN 



Verlinkung der  verwendeten Basisprozesse

  •  keine


Legende

  • blau: Basisprozesse
  • grün: MIO-Bezug



In der heutigen Versorgungslandschaft nehmen Patient:innen eine zunehmend aktive Rolle ein. Auch über den direkten Nutzungskontext der behandelnden Personen hinaus können sie das medizinische Informationsobjekt (MIO) KH-E im Rahmen ihrer Gesundheitsversorgung weiterverwenden. Der Zugriff auf standardisierte Dokumente wie das MIO KH-E über die elektronische Patientenakte (ePA) eröffnet vielseitige Möglichkeiten, diese Informationen in die persönliche Gesundheitsverwaltung zu integrieren.


So haben Patient:innen beispielsweise die Möglichkeit, relevante Dokumente aus der ePA herunterzuladen und lokal auf ihren eigenen Endgeräten zu speichern. Diese lokal gespeicherten Informationen können sie bei Bedarf ausdrucken oder digital weitergeben – etwa an behandelnde Ärzt:innen, Angehörige oder zur eigenen Dokumentation. Dieser gewünschte Funktionsumfang, auch strukturierte Datenelemente zu drucken oder als PDF-A Dokument bereitzustellen, könnte über das Frontend des Versicherten (FdV) in der ePA-App umgesetzt werden und könnte die Patient:innen in ihrer Eigenverantwortung stärken.

Die dadurch entstehende Flexibilität erlaubt es Versicherten, ihre Gesundheitsdaten selbstbestimmt zu verwalten und gezielt weiterzugeben. Die patientengeführte Akte ermöglicht es ihnen zudem, die Zugriffsrechte auf gespeicherte medizinische Dokumente wie das MIO KH-E individuell zu steuern. Patient:innen können eigenständig festlegen, welche behandelnden Personen oder Leistungserbringerinstitutionen  (LEI) auf bestimmte Inhalte ihrer ePA zugreifen dürfen. Auch die standardmäßige Zugriffsfrist von 90 Tagen für den KH-Entlassbrief kann im Bedarfsfall verlängert werden, beispielsweise wenn eine längerfristige Nachbehandlung oder eine Zweitmeinung notwendig ist. Ebenso haben sie jederzeit die Möglichkeit, bereits erteilte Zugriffsrechte vorzeitig zu widerrufen. Diese granulare Steuerung der Zugriffsrechte stärkt die informationelle Selbstbestimmung der Versicherten maßgeblich.

Gerade im Hinblick auf die angestrebte verbesserte Vernetzung zwischen stationären und ambulanten Sektoren kann die Verlängerung des Zugriffs auf den KH-Entlassbrief sowie auf weitere medizinische Dokumente einen wichtigen Beitrag zur Versorgung leisten. Für ambulant behandelnde Personen schafft dies die Möglichkeit, sich ein umfassenderes Bild von der stationären Behandlungshistorie zu machen, was die Kontinuität der Versorgung erleichtert und Behandlungsentscheidungen verbessert.

Darüber hinaus bleibt es den Patient:innen jederzeit vorbehalten, das MIO KH-E vollständig aus ihrer ePA zu löschen. Diese Option unterstreicht das Prinzip der informationellen Selbstbestimmung und garantiert ihnen, jederzeit die Kontrolle über ihre Gesundheitsdaten zu behalten. Die aktive Einbindung der Patient:innen in die Nachnutzung ihrer Krankenhausdaten ist somit ein entscheidender Schritt in Richtung einer modernen, patientenzentrierten und vernetzten Gesundheitsversorgung.


Vorteile für die Versorgung:


  1. Direkte Bereitstellung durch Patient:innen
    Das     MIO KH-E bietet einen bedeutenden Vorteil in der Patientenversorgung: Es kann direkt und digital von Patient:innen selbst über die elektronische Patientenakte (ePA) im relevanten Versorgungskontext bereitgestellt werden.  Der digitale Übermittlungsweg per ePA kann die zeitraubende manuelle Prozesse, bei denen die behandelnde Person aktiv Informationen einholen und zusammentragen müssen reduzieren, da die notwendigen Daten unmittelbar und in strukturierter Form an einem Ort zur Verfügung gestellt werden. Auch die Übersicht von älteren Befunden und eArztbriefen kann zu einer ganzheitlichen Anamnese beitragen. 
  2.  Reduktion manueller Informationsbeschaffung
    Ärzte und medizinisches Fachpersonal können sich unmittelbar auf die Analyse der vorliegenden Informationen und die Entwicklung der Maßnahmen für die Versorgung konzentrieren. Doppelte Untersuchungen, unnötige Rückfragen und Verzögerungen im Behandlungsablauf können reduziert werden. Dies führt zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen und einer verbesserten Patientenversorgung.
  3. Stärkung der Patient:innenbeteiligung
    Darüber hinaus fördert die Transparenz und Zugänglichkeit der Informationen, die das MIO KH-E bietet, die aktive Beteiligung des Patienten am eigenen Behandlungsprozess und stärkt das Vertrauensverhältnis zwischen Patient:in und behandelnder Person. Durch die verbesserte Datenlage können auch informierte Entscheidungen verbessert getroffen und die Qualität der Behandlung langfristig gesteigert werden.



Beteiligte Systeme:  Frontend des Versicherten (FdV), elektronische Patientenakte (ePA)


Prozessdarstellung in BPMN




Verlinkung  verwendeter Basisprozessen

Legende

  • blau: Verwaltungs-Task
  • grün: Signal-Task







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