U-Untersuchungen werden in der Regel direkt nach der Durchführung dokumentiert. Dies erfolgt normalerweise direkt in der durchführenden Einrichtung wie dem Krankenhaus oder der Arztpraxis.
Sollte das U-Heft bei der Durchführung der U-Untersuchung nicht vorliegen, erfolgt ein Nachtrag der Dokumentation bei Vorlage des U-Hefts in der durchführenden Einrichtung oder Praxis.
U-Untersuchungen werden in der Regel von Kinder- und Jugendärzten sowie im Geburtsbereich (nur U1) auch durch Hebammen und Geburtspflegende durchgeführt und dokumentiert.
Auch andere Facharztgruppen können die Früherkennungsprogramme durchführen, sofern bei den Ärztinnen und Ärzten spezifische Kenntnisse und Erfahrungen in der Untersuchung und Behandlung von Kindern vorliegen bzw. die ärztliche Berufsordnung sie dazu berechtigt (insbesondere Fachärzte für Allgemeinmedizin).
Die Teilnahmekarte ist zudem zur Vorlage bei Gesundheitsämtern, Schulen und anderen Einrichtungen vorgesehen, um die erfolgreiche Teilnahme an den U-Untersuchungen zu bescheinigen. Diese Institutionen haben jedoch kein Anrecht auf die Einsichtnahme in die medizinischen Daten des gesamten U-Hefts.
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