Basisprozesse

Stellt sich ein/e Patient:in oder ein/e Bevollmächtigte:r (inkl. Pflegedienst) mit dessen/deren eGK ambulant bei einer medizinischen Leistungserbringerinstitution (LEI) vor, müssen zunächst die Stammdaten erfasst bzw. abgeglichen werden. Bei privat Versicherten geschieht dies im Rahmen des Online Check-Ins, gesetzlich Versicherte nehmen via Stecken der eGK am Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) teil. Liegt die eGK nicht vor, z.B. weil die Karte vergessen wurde oder weil es sich um eine telemedizinische Konsultation handelt, wird ein  elektronisches Ersatzverfahren (eEB) angewandt.

Ist der Patient / die Patientin in der Praxis bereits bekannt, kann die Patientenkartei geöffnet werden. Ansonsten muss diese neu angelegt werden. Im Anschluss wird der ePA-Zugriff geprüft.

Bei gesetzlich Versicherten mit eGK wird die eGK auf Inhalte geprüft (wie z.B. eGK-eMP oder Notfalldatensatz (NFDS)) und diese gegebenenfalls ins Primärsystem übernommen. Im Anschluss wird der/die Patient:in ins Wartezimmer aufgenommen (sofern ein Termin vorhanden ist oder es sich um eine Akutvorstellung handelt), es wird ein Termin vereinbart oder ein anderes Anliegen geklärt.

Beteiligte Systeme: Praxisverwaltungssysteme, Fachanwendung VSDM / äquivalente PKV-Dienste, ePA-Fachdienst

//wird überarbeitet

Im Rahmen der Aufnahme müssen die Stammdaten des/der gesetzlich Versicherten übermittelt bzw. überprüft werden (Versichertenstammdatenmanagement, VSDM). Hierzu wird die eGK ins E-Health-Terminal eingesteckt.

Gibt es Probleme mit der Hardware, wird eine Fehlermeldung erzeugt ("Konnektor oder Kartenterminal defekt" oder "Karte defekt"). Es muss ein Ersatzverfahren angewandt werden und die Versichertenstammdaten müssen manuell erfasst bzw. abgeglichen werden.

Sind eGK und Terminal intakt, wird automatisch die Verbindung zum VSDM-Fachdienst aufgebaut und ein Abgleich der Daten versucht. Ist der Abgleich nicht erfolgreich, werden eine Fehlermeldung erzeugt ("Aktualisierung technisch nicht möglich") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die auf der eGK vorhandenen (nicht aktualisierten) Daten werden ins PS übernommen. Ist der Abgleich erfolgreich, wird die eGK auf Gültigkeit geprüft.

Ist diese nicht mehr gültig, wird eine Fehlermeldung erzeugt "Karte gesperrt/ungültig" und kein Prüfungsnachweis erzeugt. Die Behandlung wird zur vorbehaltlichen Privatliquidation markiert und die Versichertenstammdaten müssen manuell im PS erfasst werden. Ist die eGK gültig, wird geprüft, ob neue oder geänderte Daten vorliegen.

Ist dies nicht der Fall, werden eine entsprechende Meldung erzeugt ("Keine Aktualisierung erforderlich") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die auf der eGK vorhandenen (nicht aktualisierten) Daten werden ins PS übernommen. Liegen neue oder geänderte Daten vor, werden diese auf der eGK aktualisiert, eine entsprechende Meldung erzeugt ("Aktualisierung durchgeführt") und ein entsprechender Prüfungsnachweis auf der eGK und im PS gespeichert. Die aktualisierten Daten werden ins Primärsystem übernommen.

Zum Schluss kann die eGK aus dem Kartenterminal entnommen werden.

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, Fachanwendung VSDM

//Vorschlag (Formulierung):
Bei der Aufnahme eines gesetzlich Versicherten ist es erforderlich, dessen Stammdaten zu erfassen oder, falls bereits vorhanden, zu überprüfen. Dieser Prozess, der als Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) bezeichnet wird, dient der Sicherstellung der korrekten Abrechnung und Dokumentation der erbrachten Leistungen. Der Standardvorgang sieht vor, dass die elektronische Gesundheitskarte (eGK) des Patienten in ein E-Health-Terminal eingeführt wird. Dieses Terminal stellt die Verbindung zu den notwendigen VSDM - Fachdienst her.  Funktionieren sowohl die eGK als auch das E-Health-Terminal einwandfrei, wird automatisch eine sichere Verbindung zum VSDM-Fachdienst aufgebaut. Dieser Fachdienst ist die zentrale Komponente für den Abgleich der auf der eGK gespeicherten Daten mit den aktuell in den Krankenkassendatenbanken hinterlegten Informationen. Sollte dieser Abgleich aus technischen Gründen fehlschlagen, wird ebenfalls eine Fehlermeldung generiert, beispielsweise "Aktualisierung technisch nicht möglich". In diesem Fall wird ein entsprechender Prüfungsnachweis sowohl auf der eGK als auch im Primärsystem (PS), dem Verwaltungssystem der Gesundheitseinrichtung, gespeichert. Dieser Prüfungsnachweis dokumentiert, dass der Abgleichversuch fehlgeschlagen ist.

Unabhängig vom Fehlschlagen des Abgleichs werden die auf der eGK vorhandenen, möglicherweise nicht aktualisierten Daten dennoch ins PS übernommen. Dies ermöglicht es, zumindest auf die Basisdaten des Patienten zuzugreifen. Gelingt der Abgleich der Daten erfolgreich, wird im nächsten Schritt die Gültigkeit der eGK überprüft. Dies ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass die Karte nicht gesperrt oder abgelaufen ist. 

Ist die eGK nicht mehr gültig, wird eine Fehlermeldung erzeugt, die beispielsweise lautet "Karte gesperrt/ungültig". In diesem Fall wird kein Prüfnachweis erzeugt.

Auch bei Problemen mit der Hardware, beispielsweise einem Defekt des Konnektors oder des Kartenterminals selbst, wird umgehend eine entsprechende Fehlermeldung generiert. Typische Meldungen in diesem Fall sind beispielsweise "Konnektor oder Kartenterminal defekt" oder "Karte defekt". In einem solchen Fall ist der reguläre VSDM-Prozess nicht durchführbar. Stattdessen muss auf ein Ersatzverfahren zurückgegriffen werden. Dies bedeutet, dass die Versichertenstammdaten manuell erfasst bzw. mit den vorliegenden Dokumenten und Angaben des Patienten abgeglichen werden müssen. 

Der Teilprozess ist mit dem Entnehmen der eGK abgeschlossen.

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, Fachanwendung VSDM

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//vorab Prozess besprechen Mike Mätzler  

//Vorschlag (Formulierung):

Beteiligte Systeme:  Praxisverwaltungssysteme, Krankenhausinformationssysteme, KIM Client Modul

Damit eine medizinische Leistungserbringerinstitution (LEI) auf die ePA eines/einer Patient:in zugreifen und für diese/n eRezepte erstellen kann, muss einmalig pro LEI die Krankenversichertennummer (KVNR) übermittelt werden. Dies kann digital mittels Online Check-In passieren (wobei auch andere Übermittlungswege möglich sind). Dabei stellt die LEI entweder vor Ort oder vorab (z.B. digital auf der Website) einen QR-Code mit ihrer KIM-Adresse zur Verfügung, welche der/die Patient:in mit seiner/ihrer ePA-App abscannt. Im nächsten Schritt muss der/die Patient:in einer Datenübermittlung zustimmen, woraufhin die KVNR und weitere Stammdaten von der Versicherung per KIM an die LEI übermittelt werden. Diese Daten können dann in das Primärsystem übernommen werden.

(Anmerkung: Aktuell befindet sich der Online Check-In für Krankenhäuser noch in der Entwicklung, ist aber der anvisierte Umsetzungsweg für die Übermittlung der KVNR. Bei Bedarf wird die Prozessmodellierung an aktuelle Entwicklungen angepasst werden.)

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, PKV-Dienste

/7Text wurde überarbeitet 

In verschiedenen Kontexten benötigen medizinische LE(I) Zugriff auf die ePA eines/r Patient:in. 

Hierfür muss zunächst geklärt werden, ob überhaupt eine ePA vorliegt, oder ob ein opt-out erfolgt ist. Liegt gar keine ePA vor, empfiehlt es sich einen entsprechenden Vermerk in der Patienten- oder Stammkundenkartei zu notieren.

Liegt eine ePA vor, wird die eGK des Versicherten in das e-Health-Terminal gesteckt und geprüft, ob der Zugriff technisch möglich ist. es wird folgend geprüft werden, ob eine Zugriffsberechtigung für die medizinische LEI vorliegt.
(Anmerkung: Wurde in der ärztlichen Praxis initial der Behandlungskontext durch Stecken der eGK eröffnet, hat die ärztliche LEI (sofern kein Patient:innenwiderspruch vorliegt) automatisch 90 Tage Zugriffsrecht.)
Ist dies nicht der Fall, gibt das PS eine entsprechende Meldung aus. In diesem Falle muss mit dem/der Patient:in (oder dem/der Bevollmächtigten) geklärt werden, ob eine Zugriffsberechtigung erteilt werden möchte. Ist dies nicht der Fall, empfiehlt es sich, einen entsprechenden Vermerk in der Patienten- oder Stammkundenkartei zu notieren. In allen diesen Fällen ist der weitere Versorgungsprozess auch ohne ePA durchführbar, was im Rahmen der Ist-Szenarien abgebildet wird.

Ist eine ePA vorhanden, der Zugriff technisch möglich und eine Zugriffsberechtigung liegt bereits vor oder wird ad hoc von dem/der Patient:in (oder dem/der Bevollmächtigten) über seine/ihre ePA-App eingerichtet, kann der Versorgungsprozess im Weiteren unter Nutzung der ePA stattfinden.

Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, Apothekenverwaltungssysteme, ePA-Fachdienst

//Vorschlag: (Formulierung)

In verschiedenen Kontexten benötigen medizinische LE(I) Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA) eines/r Patient:in. 
Zunächst muss grundsätzlich festgestellt werden, ob für den Patienten überhaupt eine ePA existiert. Alternativ könnte der Patient von seinem Recht auf Opt-out Gebrauch gemacht und die Anlage einer ePA explizit abgelehnt haben. Liegt keine ePA vor, ist es ratsam, dies in der Patienten- oder Stammkundenkartei zu dokumentieren. Dieser Vermerk dient als wichtige Information für nachfolgende Behandlungen und vermeidet unnötige Versuche, auf eine nicht existierende Akte zuzugreifen.

Mit dem Vorhandensein der ePA wird die elektronische Gesundheitskarte (eGK) des Versicherten in das e-Health-Terminal gesteckt. Hierdurch wird zunächst überprüft, ob ein technischer Zugriff auf die ePA grundsätzlich möglich ist. Nach erfolgreicher technischer Prüfung folgt die Überprüfung der Zugriffsberechtigung für die medizinische LEI, also die Institution oder Person, die auf die ePA zugreifen möchte. Das System validiert, ob die LEI autorisiert ist, die Daten des spezifischen Patienten einzusehen. (Eine wichtige Anmerkung hierzu: Wenn in der Arztpraxis der Behandlungskontext initial durch das Einstecken der eGK eröffnet wurde, erhält die ärztliche LEI – vorausgesetzt, es liegt kein Widerspruch des Patienten vor – automatisch für 90 Tage ein Zugriffsrecht auf die ePA. Dies soll den unmittelbaren Behandlungsbedarf decken und einen schnellen Informationsaustausch ermöglichen.)

Sollte die Überprüfung ergeben, dass keine gültige Zugriffsberechtigung vorliegt, wird das Patientenservice-System (PS) eine entsprechende Meldung ausgeben. In diesem Fall ist es notwendig, mit dem Patienten oder der Patientin, beziehungsweise mit dem oder der Bevollmächtigten, zu klären, ob eine Zugriffsberechtigung erteilt werden soll. Wird die Erteilung einer Zugriffsberechtigung verweigert, sollte auch dies in der Patienten- oder Stammkundenkartei vermerkt werden. 

Unabhängig davon, ob ein Zugriff auf die ePA möglich ist oder nicht, ist die Fortsetzung des Versorgungsprozesses gewährleistet. Die Behandlung kann auch ohne Einsicht in jedem Fall erfolgen. 
(Eine Einsicht in dieser Versorgungsprozesse wird über unser Ist-Szenario gegeben.)

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Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, Apothekenverwaltungssysteme, ePA-Fachdienst

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Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, KIM Client-Modul, KIM Fachdienst

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Beteiligte Systeme: Krankenhausinformationssysteme, Praxisverwaltungssysteme, KIM Client-Modul, KIM Fachdienst